Subseção IV - Livros Administrativos (arts. 238º a 256º) - Código de Normas - Poder Judiciário de Santa Catarina

Subseção IV - Livros Administrativos

Art. 238. Os serviços notariais e de registro adotarão os livros e pastas previstos em lei e neste Código de Normas, escriturando-os conforme as normas e os mantendo atualizados.

Art. 239. Os livros, fichas, documentos, papéis, microfilmes e sistemas de computação integram o acervo notarial e registral e deverão permanecer sempre sob a posse, guarda e responsabilidade do titular de serviço.

§ 1º Se houver necessidade de serem periciados, o exame dos livros físicos ou eletrônicos deverá ocorrer na própria sede do serviço, em dia e hora previamente designados, com ciência do titular e autorização da autoridade judiciária competente, ficando arquivada na serventia a decisão que deferiu a perícia ou o mandado que a determinou.

§ 2º A perícia poderá ser realizada de modo exclusivamente eletrônico, desde que precedido de autorização judicial específica, mediante o envio de imagem do ato.

§ 3º Os §§ 1º e 2º deste artigo não se aplicam às correições designadas pela autoridade competente, caso em que pode ser dispensada a comunicação prévia.

§ 4º Sendo prolatada decisão judicial em desacordo com o estabelecido nos §§ 1º e 2º, o notário ou o registrador deverá oficiar à Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial, para adoção das providências adequadas, e à autoridade judiciária prolatora da decisão, com solicitação de esclarecimento da ordem, à luz do art. 46, parágrafo único, da Lei n. 8.935/1994.

§ 5º Os livros físicos e documentos poderão ser digitalizados e restaurados em ambiente fora das dependências da serventia, mediante a assinatura de termo de confidencialidade e comunicação ao juiz corregedor permanente.

Art. 240. Os livros e atos eletrônicos praticados pelos serviços notariais e de registro deverão ser arquivados de forma a garantir a segurança e a integridade de seu conteúdo, observadas as regras do Provimento CNJ n. 74, de 31 de julho de 2018, e Provimento CNJ n. 50, de 28 de setembro de 2015.

Art. 241. São obrigatórios os seguintes livros administrativos:

I – livro de visitas e correições;
II – livro diário auxiliar da receita e da despesa; e
III – livro de controle de depósito prévio.

Livro de Visitas e Correições

Art. 242. O livro de visitas e correições será escriturado, física ou eletronicamente, e ficará sob a guarda e responsabilidade do delegatário de cada serventia.

§ 1º A escrituração do livro de visitas e correições é dispensável, desde que os eventos estejam devidamente registrados no Sistema de Correição Integrada (SCI) ou em outro sistema próprio da Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial.

§ 2º Fica autorizada a eliminação dos antigos livros físicos, mediante sua digitalização e guarda.

Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa

Art. 243. O livro diário auxiliar da receita e da despesa observará o modelo usual para a forma contábil, terá suas folhas divididas em colunas e conterá:

I – espaço destinado às receitas diárias que serão lançadas separadamente, por especialidade, de forma individualizada, no dia da prática do ato e será escriturado com as seguintes informações:

a) data do lançamento;
b) código do ato adotado no sistema informatizado de automação;
c) descrição do ato;
d) tipo de selo de fiscalização (normal ou isento);
e) código do selo de fiscalização;
f) número do protocolo, pedido, guia administrativa ou atendimento;
g) número e folha do livro;
h) base legal para o valor;
i) isenção do ato;
j) valor discriminado dos emolumentos;
k) valor discriminado do FRJ;
l) valor discriminado do ISSQN.

II – espaço destinado às despesas, que serão lançadas no dia do efetivo pagamento e configurado com as seguintes colunas:

a) data do dia do pagamento;
b) descrição detalhada da despesa;
c) espécie e número do documento que comprova a despesa; e
d) valor.

III – espaço destinado:

a) à totalização diária e acumulada dos valores recebidos a título de:
1. emolumentos;
2. ressarcimento de atos gratuitos;
3. à totalização diária e acumulada das despesas;
4. ao transporte dos valores diários ao próximo dia, separados por especialidade nas serventias com competências acumuladas.
5. Renda Mínima;
6. Fundo de Reaparelhamento da Justiça; e
7. Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza – ISSQN.

IV – espaço destinado ao demonstrativo mensal, a ser apresentado no último dia do mês e que deverá conter:

a) a totalização dos seguintes valores:
1. emolumentos;
2. ressarcimento de atos gratuitos;
3. Renda Mínima;
4. Fundo de Reaparelhamento da Justiça;
5. Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza – ISSQN;
b) a totalização das despesas;
c) a receita líquida;
d) a remuneração do responsável pelo serviço, em caso de interinos ou interventores; e
e) a totalização dos valores de emolumentos e FRJ restituídos ou aproveitados, nos termos dos arts. 8º e 10 da Lei Complementar 807/22.

V – espaço destinado, nos casos de serviço sob intervenção:

a) à metade da receita excedente depositada em favor do delegatário afastado; e
b) à metade da receita excedente depositada em conta judicial.

VI – espaço destinado a informar o valor recolhido da receita excedente transferida ao Poder Judiciário, nos casos de serviço sob interinidade; e

VII – espaço destinado a informar o valor recolhido a título de imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza de pessoa física (IRPF), deduzido na fonte e a título de carnê-leão.

§ 1º A instituição do livro não desonera o delegatário do cumprimento das normas tributárias.

§ 2º Os comprovantes das despesas efetuadas, incluindo os de retenção do imposto de renda, deverão ser arquivados eletronicamente na serventia, pelo prazo de cinco anos, salvo quando houver expressa previsão legal de forma e prazo diferentes.

§ 3º A remuneração do responsável pela serventia, quando submetida à interinidade, será definida após a apuração da receita líquida mensal da serventia e deverá ser escriturada no livro diário auxiliar da receita e da despesa no último dia do mês.

§ 4º A remuneração do interventor importa em despesa da serventia e deverá ser considerada para fins de apuração da receita líquida mensal da serventia.

§ 5° Nas serventias sob intervenção e vagas, o valor da receita excedente a ser recolhida deverá ser escriturado no livro diário auxiliar da receita e da despesa no último dia do mês, devendo constar no histórico do lançamento a data do efetivo recolhimento.

§ 6º O livro diário auxiliar da receita e da despesa deverá ser conservado na serventia pelo período de 10 (dez) anos após o seu encerramento.

§ 7º Quando a serventia possuir mais de uma especialidade ou utilizar mais de um sistema informatizado, faculta-se usar um livro diário auxiliar para cada uma delas.

§ 8º Na hipótese do parágrafo anterior, o interino ou o interventor deverá promover a totalização dos valores perante o Sistema de Prestação de Contas (PCE).

§ 9º Os valores de emolumentos e FRJ restituídos ou aproveitados, nos termos dos arts. 8º e 10, da Lei Complementar 807/22, serão lançados a débito entre as receitas, com o preenchimento dos campos pertinentes constantes do inciso I deste artigo, devendo fazer remissão, quando for o caso, do número do boleto previamente recolhido.

§ 10º Os valores recebidos a título de ressarcimento de atos gratuitos ou renda mínima, serão lançados entre as receitas, com o preenchimento dos campos pertinentes constantes do inciso I do caput deste artigo, no dia do seu pagamento.

§ 11º Para os fins do inciso I deste artigo, considera-se como receita os emolumentos previstos no regimento de emolumentos exclusivamente na parte percebida como receita do próprio delegatário, em razão dos atos efetivamente praticados, excluídas as quantias recebidas em depósito para a prática futura de atos, os tributos recebidos a título de substituição tributária ou outro valor que constitua receita devida diretamente ao Estado, município ou ao FRJ, e repasses.

Art. 244. Não serão objeto de lançamento no livro diário auxiliar da receita e da despesa da serventia, com escrituração obrigatória no Livro de Controle de Depósito Prévio, sem prejuízo de outros atos considerados meros repasses ou que não configurem por definição legal como receita ou despesa da serventia:

I – valores destinados ao juiz de paz;
II – valores referentes à publicação de edital, de responsabilidade do usuário;
III – valores com postagem de interesse do usuário;
IV – valores destinados às Centrais Eletrônicas a serem repassados a outras serventias; V – valores recebidos destinados a outras serventias;
VI – encargos em razão da intermediação financeira e/ou de eventual parcelamento cobrado por operadora, administradora ou outra instituição autorizada pelo Banco Central do Brasil a funcionar, inclusive pelo uso de cartão de todas as espécies; e
VII – taxa de distribuição de títulos para protesto.

Art. 245. Os valores devidos aos antigos responsáveis pelo ato notarial ou registral, então diferidos, deverão ser escriturados como receita e, posteriormente, como despesa, no Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa.

Parágrafo único. Deverão ser lançados com os valores mencionados no caput os importes correspondentes às taxas de ISS e FRJ, se incidentes.

Art. 246. O livro diário auxiliar da receita e da despesa será gerado e escriturado mensalmente, independendo do número de páginas, acompanhado do respectivo termo de abertura e de encerramento.

Art. 247. A análise anual do livro auxiliar da receita e da despesa pelo juiz corregedor permanente ficará restrita à verificação do equilíbrio financeiro da serventia, do lançamento de despesas de caráter exclusivamente pessoal do responsável pela serventia ou manifestamente não pertinentes à atividade-fim, respeitada a autonomia administrativa e financeira dos responsáveis pelas serventias.

Art. 248. Considera-se como dia da prática do ato, para fins de escrituração no livro diário auxiliar da receita e da despesa, sem prejuízo de outras definições legais e regulamentares:

I – para os atos de competência do tabelionato de notas:
a) na escritura pública, a data do encerramento do ato, com a assinatura de todas as partes e do notário ou escrevente responsável;
b) na escritura lavrada, com ou sem valor, cancelada por culpa ou a pedido das partes, a data de seu cancelamento;
c) no reconhecimento de firma eletrônico pelo módulo e-Not Assina da plataforma e-Notariado, até o 5º dia útil do mês seguinte.
II – para os atos de competência do registro de imóveis:
a) no processamento da adjudicação compulsória e da usucapião extrajudicial, a data do registro ou do encerramento;
b) nos atos com recolhimento de emolumentos diferido, a data de seu pagamento;
c) no cancelamento do protocolo, a data de seu cancelamento;
d) no processamento administrativo para intimação do devedor na alienação fiduciária, a data do encerramento do protocolo;
e) na notificação extrajudicial, quando da conclusão das diligências;
f) na visualização de matrícula, até o 5º dia útil do mês seguinte;
g) na pesquisa prévia de bens, até o 5º dia seguinte ao do pagamento; e
h) na pesquisa qualificada de bens, no dia de sua resposta.
III – para os atos de competência do registro de títulos e documentos e pessoa jurídica:
a) a data do registro ou da averbação;
b) no cancelamento do protocolo, a data de seu cancelamento;
c) nos atos com recolhimento de emolumentos diferidos, a data de seu pagamento.
IV – para os atos de competência do registro civil de pessoas naturais:
a) a data do registro ou da averbação;
b) a decisão terminativa nos procedimentos administrativos;
c) nos atos com recolhimento de emolumentos diferido, a data de seu pagamento; e
d) nos atos de habilitação de casamento, a data da certidão de habilitação.
V – para os atos de competência dos tabelionatos de protestos, a data da ocorrência do ato, observado, quando o caso, o disposto no art. 60 da Lei Complementar Estadual n. 755/19.

Art. 249. Quando da prática de ato com emolumento diferido, será realizado um lançamento no livro diário auxiliar da receita e da despesa com os dados do ato e com os valores de emolumentos e FRJ zerados, sendo que, quando do pagamento, será feito novo lançamento, fazendo referência ao ato e protocolo, pedido ou guia administrativa ao qual corresponde.

Art. 250. Quando da prática de ato com isenção de emolumentos, será realizado um lançamento no livro diário auxiliar da receita e da despesa com os dados do ato e com os valores de emolumentos e FRJ zerados.

Art. 251. Os valores de emolumentos restituídos ou aproveitados, nos termos dos arts. 8º e 10, da Lei Complementar 807/2022, serão lançados a débito entre as receitas, com o preenchimento dos campos pertinentes constantes do inciso I deste artigo.

Art. 252. Os valores recebidos a título de ressarcimento de atos gratuitos ou renda mínima, serão lançados entre as receitas, com o preenchimento dos campos pertinentes constantes do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa previsto neste Código, no dia do seu pagamento.

Parágrafo único. Na hipótese do caput, na ocorrência de devolução parcial ou integral de emolumentos, o valor a ser devolvido a título de FRJ deverá constar da coluna destinada a essa informação, devendo fazer remissão ao número do boleto previamente recolhido.

Art. 253. O livro diário auxiliar da receita e da despesa será gerado até o 5º (quinto) dia útil do mês subsequente ao da ocorrência de seus lançamentos, devendo ter suas folhas rubricadas e assinadas, quando em meio físico, ou conter assinatura digital, quando em meio eletrônico.

Art. 254. Fica vedada nova geração do livro diário auxiliar da receita e da despesa, salvo quando necessária sua retificação, que deverá ser circunstanciada, mantido o histórico dos lançamentos retificados.

Art. 255. Os serviços notariais e de registro estão autorizados a adotar a Tabela de Temporalidade de Documentos anexa ao Provimento CNJ n. 50, de 28 de setembro de 2015, que “dispõe sobre a conservação de documentos nos cartórios extrajudiciais”, com a observância das disposições do Provimento mencionado.

§ 1º Os documentos que venham a ser descartados devem ser previamente desfigurados de modo que as informações não possam ser recuperadas, especialmente as indicações de identidade pessoal e assinaturas.

§ 2º A eliminação de documentos pelos responsáveis das serventias extrajudiciais deverá ser previamente comunicada, semestralmente, ao juiz corregedor permanente, observada a Tabela de Temporalidade de Documentos do Provimento CNJ n. 50, de 28 de setembro de 2015.

Art. 256. Para fins de conservação de documentos, deverá ser observado o Provimento CNJ n. 50, de 28 de setembro de 2015, ou outro que vier a substituí-lo.