Digitalização de processos físicos é acelerada na Justiça de 1º grau em SC - Imprensa - Poder Judiciário de Santa Catarina

Em novembro de 2014 a gestão atual do Tribunal de Justiça concluiu a instalação da versão 5 do Sistema de Automação do Judiciário em todas as unidades de 1º grau (varas e juizados). Desde então, 100% dos processos novos entram no formato digital em Santa Catarina. Existe ainda, todavia, um grande acervo de processos físicos (em papel), que não se beneficiam imediatamente da agilidade e das novas ferramentas.

Além da velocidade de tramitação, que vem ao encontro do desejo dos cidadãos, há reflexos em gastos públicos (com materiais, espaço, estrutura, pessoal), e também importa à Administração a conversão desse acervo, na medida das possibilidades e necessidades que surgem. Nesse contexto, estima-se que em cinco anos (por volta de 2020) haverá um número reduzido de processos físicos remanescentes, porque muitos vão naturalmente ser concluídos - mas também nesse meio-tempo é necessário que alguns sejam digitalizados, ou seja, convertidos do papel para o ambiente virtual do SAJ5.

Para essa tarefa, a Diretoria-Geral Administrativa (DGA) tem em sua Assessoria de Modernização Judiciária (AMJ) um Programa de Digitalização de Processos, coordenado pelo servidor Lucídio José Garbin. Com base em levantamento no final de 2014, ainda tramitavam em meio físico aproximadamente 1,6 milhão de processos. Lucídio estima que será necessário digitalizar metade; o restante dos processos vai finalizar antes que sejam alcançados.

Três são os serviços oferecidos

Num primeiro serviço, quando uma unidade busca a digitalização de seus processos físicos, desloca-se um profissional para treinamento de conversão em massa, pois o treinamento padrão é para digitalizações individuais. Além disso, são requisitados os equipamentos necessários em quantidade estimada conforme a capacidade de trabalho que será empregada, bem como estimado o tempo para conclusão do trabalho (parcial ou total, conforme o caso). Para auxiliar nesse aspecto, foi recentemente disponibilizado pela DGA um Manual de Digitalização, de uso interno, que orienta o público-alvo dedicado a essa atividade. Essas capacitações já atingiram oito comarcas em apenas um ano, e mais 26 pedidos estão em curso para atendimento.

Para situações consideradas emergenciais ou estratégicas pela Presidência e/ou pela Corregedoria-Geral da Justiça (transferência de presos, mudança de prédios, adequação estrutural, viabilização da instalação de unidades, redução da demanda de pessoal em situações pontuais, integração às Divisões de Tramitação Remota), há um segundo serviço que se vale de forças-tarefa. Neste, servidores de diversas comarcas viajam em finais de semana para o local a ser atendido, e trabalham sábado e domingo em regime de mutirão para digitalização de processos. Com esse proceder, em pouco mais de um ano se obteve a virtualização de mais de um milhão de páginas de processos em trâmite.

O terceiro serviço começou a ser implementado paulatinamente e, desde maio último, conta com quadro de pessoal quase completo. Trata-se do Setor de Digitalização, também subordinado à AMJ, composto de seis servidores efetivos e mais vinte colaboradores terceirizados. Em pouco tempo o setor já alcançou a marca de 20.000 processos convertidos.

Passo a passo da digitalização

O procedimento é meticuloso: primeiro o processo é preparado, os grampos são retirados, documentos colados, partes deterioradas são consertadas. Após essa primeira etapa ocorre a digitalização propriamente dita, a conferência da legibilidade dos documentos e, por fim, sua disponibilização em uma rede e a importação automática para o sistema pela Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI). Depois de todo esse procedimento, há ainda a categorização dos documentos. Nessa indexação do processo digital (categorização), servidores experientes identificam cada tipo de documento que compõe os autos, facilitando a navegação pelos usuários (internos e externos).

Para que se dê conta da quantidade exponencialmente crescente que está se digitalizando, foram formados grupos de trabalho de categorização, com atuação em nuvem dos servidores espalhados pelo Estado. Esse formato está em análise e seu potencial de crescimento é regulado também pela capacidade de absorção dos processos, cumprimento das tarefas ordinárias etc. O trabalho é por metas e está no segundo mês de teste, com resultados alvissareiros.

Ações e resultados

Nos resultados práticos, o programa já organizou três varas regionais que concentraram processos digitalizados de regiões próximas: as Varas Regionais de Direito Bancário de Balneário Camboriú (Camboriú e Itapema) e de Itajaí (Balneário Piçarras e Navegantes), e a 2ª Vara da Fazenda Pública e Execução Fiscal Estadual de Chapecó (que recebeu processos de execução fiscal de Itá, Ipumirim, Coronel Freitas, Concórdia e Xaxim). Além disso, concluiu recentemente a digitalização de todas as execuções penais de Lages e de Chapecó, está concluindo Curitibanos e logo haverá cronograma para atender as demais. Os acervos das Varas Bancárias da Capital também foram convertidos, já em fase de finalização, para caber estruturalmente no novo espaço adquirido pelo TJ para alocá-las, o qual já pressupõe varas sem papel.

A Vara de Precatórios e Execuções contra a Fazenda Pública da Capital - que possui volume aproximado de 14.000 processos em trâmite, muitos bastante volumosos, e tinha dificuldades de espaço físico, com quase impossibilidade de se caminhar entre tantas pilhas que se acumulavam no chão - já está atualmente 35% digital e segue em trabalho para agilizar sua conversão, enquanto na outra ponta, o Setor de Precatórios da Presidência do Tribunal de Justiça, já se digitalizou 100% dos mais de 8.000 processos de precatórios que aportaram para gerenciamento de listas e pagamentos. Já são dez as varas 100% digitais em todo o Estado. A elas se juntam outras dezessete cujo acervo já passa de 90% digitalizado.

O índice de processos digitais foi atualizado recentemente e o Manual de Digitalização está disponibilizado na intranet do site do TJSC.