Mapeamento identifica 247 processos de trabalho nos 17 setores da Corregedoria-Geral - Imprensa - Poder Judiciário de Santa Catarina

A Corregedoria-Geral de Justiça (CGJ) acaba de concluir seu projeto de mapeamento de processos de trabalho. Foram identificados 247 deles, distribuídos entre os 17 setores da CGJ. Essas informações, agora, vão compor um documento único de consulta, que servirá tanto como manual de procedimentos internos capaz de orientar novos servidores como também material de apoio a ser fornecido às equipes de transição de gestão para compreensão ampla das atividades desenvolvidas por aquele órgão.

Para o secretário da CGJ Cícero Diogo Meneguzzi Metz, o maior legado deste projeto está na disponibilização do documento, pois ele permitirá que os gestores conheçam e imprimam seu ritmo de trabalho mais rapidamente, sem solução de continuidade. "O conhecimento é um ativo precioso da instituição, sendo primordial o seu registro e documentação a fim de se preservar um conceito de padronização de procedimentos e se estimular o hábito de repensar a execução do processo de trabalho", resume Cícero.

O mapeamento teve início em 2017, focado na necessidade de atualização de procedimentos internos e sua reunião em documento único para orientação dos usuários. O projeto foi desenvolvido com a técnica de mapeamento 'as is', caracterizada como o conhecimento da situação atual do processo a partir dos usuários (key users), com o auxílio de um modelo documental já existente, produzido anteriormente pela Universidade do Estado de Santa Catarina.  Na sequência, nas situações elencadas em que se visualizou possibilidade de melhoria, seja por meio de simplificação de procedimentos, seja por uso de recursos tecnológicos, utilizou-se a técnica de mapeamento 'to be', consubstanciada na definição de como o processo será executado a partir das mudanças propostas. 

A notação padrão utilizada para a modelagem dos processos foi a BPMN (Business Process Management Notation) e, como técnicas para a captura das informações, utilizou-se neste projeto a observação direta (acompanhamento da execução do trabalho) e as entrevistas com gestores e/ou executores. Como melhorias a visualizar, em aspectos gerais, cabe ressaltar o estímulo a repensar continuamente o processo de trabalho como um hábito a ser criado, para a busca de uma rotina sempre mais eficiente e produtiva.

Em pontos específicos, foi possível a criação de ferramentas aptas a melhorar a captação de dados estatísticos das turmas de recursos, a condensar informações sobre a carreira dos magistrados e a otimizar a troca de informações entre setores, com o uso de alternativas já disponíveis nos sistemas específicos. O projeto também auxiliou na compreensão de todas as atividades desempenhadas pela Corregedoria, do maior ao menor nível, possibilitando a extinção da tarefa, quando possível, ou a migração de tarefas de um setor para outro, conforme a definição das atribuições no Regimento Interno.