Instruções via transportadora - Licitações, Contratos e Patrimônio - Poder Judiciário de Santa Catarina

Por força contratual, são permitidas as seguintes remessas:

Não são permitidas remessas:

Toda  remessa de material que não se enquadre nas condições permitidas pelo Contrato deve ser feita por intermédio da Divisão de Almoxarifado do Tribunal de Justiça.

Foram realizados estudos para verificar a viabilidade da remessa de comarca para comarca, e conclui-se que não compensa elevar o valor do contrato para contemplar remessas esporádicas. Dessa forma, mesmo parecendo geograficamente inadequado que uma determinada remessa tenha de passar pela Divisão de Almoxarifado, economicamente é vantajoso adotar esse procedimento.

É vedado  remeter pela transportadora processos, carimbos automáticos e de madeira  e livros para baixa. A remessa de carimbos e livros para baixa deverá ser efetuada por malote.

Peso

Para cada destinatário deve ser observado o peso mínimo de 20 kg por nota fiscal avulsa, pois esse é o peso mínimo a ser pago à transportadora, mesmo que seja utilizado peso inferior. Portanto, cabe às unidades do Poder Judiciário, sempre que possível, efetuar suas remessas (ao mesmo destinatário) após atingir esse limite.

Somente serão permitidas remessas com peso inferior a 20 kg por nota fiscal avulsa quando se tratar de materiais para conserto que pela urgência, não possam aguardar que se atinja o limite de peso estipulado (ex.: impressora, estabilizador, relógio protocolo, aparelho de fax).

Para atingir o peso mínimo de 20 kg por nota fiscal avulsa, deverão ser agrupados tantos quantos forem os materiais para remessa ao mesmo destinatário.

Remessa de material ao Almoxarifado Central

Atualmente, além do prédio do Almoxarifado Central, o Tribunal de Justiça conta com outros quatro galpões para armazenamento, cada qual  gerenciado pelos seguintes setores:

• Divisão de Equipamentos (Diretoria de Informática);
• Divisão de Engenharia Elétrica (Diretoria de Engenharia e Arquitetura);
• Divisão de Patrimônio (Diretoria de Material e Patrimônio); e
• Divisão de Almoxarifado (Diretoria de Material e Patrimônio).

Cada divisão supracitada é responsável pela guarda, gerenciamento, conserto/manutenção de materiais distintos.

Assim, de acordo com sua natureza, cada material deverá ser encaminhado a uma divisão específica:

• Divisão de equipamentos: baixa ou manutenção de equipamentos de informática (microcomputador, estabilizador, impressora, totem, cpu, monitor, notebook);
• Divisão de engenharia elétrica: conserto, manutenção ou devolução de condicionadores de ar;
• Divisão de patrimônio: baixa ou conserto de móvel, cadeira, relógio protocolo e ponto, balança, bebedouro, fragmentadora, aparelho de fax, telefone, central telefônica, frigobar;
• Divisão de almoxarifado: cartuchos de toner e tinta, material de expediente e remessas que não se enquadrem nas permitidas pelo contrato.

Para cada destinatário (informática, engenharia, patrimônio e almoxarifado) deverá ser emitida uma nota fiscal avulsa, não sendo permitido agrupar materiais com destinatários diferentes, mesmo que a coleta seja feita no mesmo dia. Portanto, deverão ser emitidas tantas notas fiscais avulsas quantos forem os destinatários.

Cada nota fiscal avulsa comporta a descrição máxima de 11 itens. Para a devolução de 20 monitores, por exemplo, o número de itens será 1 e a quantidade será 20. Assim uma única nota fiscal avulsa pode ser utilizada para a descrição de 11 tipos diferentes de materiais. Caso a remessa contemple mais de 11 itens, deverão ser emitidas tantas notas fiscais avulsasquantas forem necessárias.

Exceção

A única remessa agrupada permitida é a destinada às divisões de patrimônio e de almoxarifado, quando se tratar de materiais para conserto (exceto móveis), pois eles serão entregues no mesmo endereço, ou seja, na br 101, km 208. Nesse caso, é necessário que haja a identificação dos destinatários na embalagem e no campo de dados adicionais (informações complementares) da nota fiscal avulsa.

I - destinatário obrigatório:  toda nota fiscal avulsa deverá ser endereçada para:
Tribunal de Justiça de Santa Catarina - CNPJ: 83.845.701/0001-59 - Rua Dr. Álvaro Millen da Silveira, 208 - Centro - Florianópolis/SC, pois existe cláusula contratual que assim exige.
II - apenas no campo - dados adicionais (informações complementares) - da nota fiscal avulsa e no rótulo das embalagens é que deverá  constar o nome e  endereço para entrega, que será um dos seguintes:
Divisão de almoxarifado: BR 101 - Km 208 - São José/SC.
Divisões de patrimônio ou engenharia elétrica ou equipamentos: condomínio Forquilhinhas: Rua Vereador Arthur Mariano, 501 - Bairro Forquilhinhas - São José/SC.
Comarca pólo ou comarca afiliada: (consultar endereço).

No menu  nota fiscal avulsa de remessa, far-se-á a consulta de endereço do destinatário  por meio de janelas chamadas pop-up. para a consulta funcionar, o bloqueador de pop-up deve estar desativado.

É de responsabilidade da transportadora fornecer as embalagens necessárias ao acondicionamento, bem como empacotar os materiais. Entretanto, sugerem-se os seguintes cuidados:

I - Quando se tratar de materiais de informática, os TSIs é que deverão fazer as embalagens.

II - Quando se tratar de materiais frágeis, de expediente e/ou de pequeno porte, é aconselhável que o responsável pela remessa os embale, pois,  como a transportadora não dispõe de caixas fechadas, evitar-se-á transtorno que um extravio ou dano venha a causar.

III - Quando possível, os materiais deverão ser embalados antes do preenchimento da NOTA FISCAL AVULSA no sistema de Almoxarifado.

IV - Após o acondicionamento, dever-se-á fazer constar no rótulo da embalagem o nome do destinatário e o endereço para entrega, que será um dos seguintes:

a) DIVISÃO DE ALMOXARIFADO: BR 101 - Km 208 - São José - SC.

b) DIVISÃO DE PATRIMÔNIO:

b. 1) Quando se tratar de  remessa exclusiva para conserto: BR 101 - KM 208 - São José - SC;
b. 2) Materiais para baixa: Condomínio Forquilhinhas - Rua Vereador Arthur Mariano, 501 - Bairro Forquilhinhas - São José - SC;
b. 3) Quando se tratar de material para baixa e conserto na mesma nota fiscal, o local de entrega é o Condomínio Forquilhinhas.

c) DIVISÕES DE  ENGENHARIA ELÉTRICA ou EQUIPAMENTOS: Condomínio Forquilhinhas - Rua Vereador Arthur Mariano, 501 - Bairro Forquilhinhas - São José - SC.

d) COMARCA PÓLO E COMARCA AFILIADA (consultar endereço).

Contrato com a empresa Reunidas Transportadora Rodoviária de Cargas.

Empresa contratada para o transporte dos materiais:

REUNIDAS TRANSPORTADORA RODOVIÁRIA DE CARGAS S.A.
Rua Dr. Herculano Coelho de Souza, 555
CEP.: 89.500-000 - Caçador/SC
Telefones:
Caçador: 0xx-49-3561-5500
Florianópolis: 0XX-48-3271-2400/2410 (Pedro ou Airton)
Endereço eletrônico: www.reunidas.com.br
E-mail para coleta: cob-fln@reunidas.com.br

É preciso cadastrar a NOTA FISCAL AVULSA no sistema do Almoxarifado antes de preenchê-la manualmente.

Esse procedimento evitará eventuais erros, como, por exemplo, a escolha de destinatário não permitido pelo contrato. Isso porque o próprio sistema "filtra" os destinatários permitidos, o que impedirá uma remessa indevida.

Se porventura uma NOTA FISCAL AVULSA for preenchida para um destinatário NÃO AUTORIZADO, o sistema não o permitirá. Então, o usuário deverá fazer a devida correção.

O Tribunal não pagará pela remessa indevida.

Toda NOTA FISCAL AVULSA transcrita para o sistema de Almoxarifado pode ser corrigida até que seja resgatada pela Divisão de Almoxarifado (para compor o processo de pagamento).

Após cadastrar os dados da NOTA FISCAL AVULSA no sistema de Almoxarifado, dever-se-á preenchê-la manualmente, no formulário apropriado.

O cadastramento da NOTA FISCAL AVULSA no sistema é que possibilitará a impressão da Guia de Transporte de Material - GTM.

Orientações sobre o cadastramento da nota fiscal avulsa no sistema de almoxarifado

Ao cadastrar o número da NOTA FISCAL AVULSA, o sistema acrescentará "1". Esse é um critério interno do sistema.

Destinatário da remessa: O sistema apresenta para escolha os destinatários permitidos pelo Contrato.

Data da emissão da NOTA FISCAL AVULSA: A data deverá ser preenchida apenas quando efetivamente ocorrer a coleta pela transportadora.

Número de itens: Para materiais permanentes,  devem ser abertos tantos quantos forem os tipos de materiais (ex.: condicionador de ar, microcomputador, impressora, relógio de protocolo), e acrescentada a quantidade de cada um deles. Para materiais de consumo, no campo de descrição do produto basta usar a expressão "materiais de expediente" e no campo quantidade informar  -1-  item.

Cada NOTA FISCAL AVULSA comporta a descrição de no máximo 11 itens, ou seja, 11 diferentes tipos de materiais. Como esse espaço é limitado e o cálculo do frete é  por NOTA FISCAL AVULSA, sugere-se que as informações número do tombamento, marca, etc. sejam fornecidas no campo -dados adicionais (informações complementares).

Quantidade de volumes: A quantidade de volumes não necessariamente será igual ao número de itens. Exemplo: um microcomputador é um item e poderá ser composto de 2 volumes (CPU e monitor).

Espécie de volumes: O sistema apresenta uma seleção para escolha, normalmente são utilizadas caixas ou pacotes.

Peso bruto (em kg): Deve ser preenchido em números inteiros.

Considerando que as comarcas não possuem balança para determinação do peso, o campo apresenta uma seleção para consulta. Para os materiais que não constam nessa lista, o peso será estimado com a orientação da própria transportadora, a qual poderá corrigi-lo quando emitir o  -Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas.

Cabe salientar a importância do preenchimento correto do peso, visto que o cálculo do valor do transporte é baseado nessa  informação.

Discriminação dos itens: O sistema apresenta campos para preenchimento dos itens a serem remetidos, com a respectiva quantidade e valor.

Valores dos materiais: Como o Tribunal ressarcirá à transportadora o equivalente a 0,3% (zero vírgula três por cento) sobre o valor declarado do material transportado, a título de cobertura do seguro de Responsabilidade Civil de Transporte de Cargas - RCTC, é obrigatório o preenchimento correto do valor dos materiais transportados, a fim de evitarem-se prejuízos. O valor mínimo para a emissão da NOTA FISCAL AVULSA é de R$ 10,00. Para os bens móveis, há um campo para consulta; para os materiais de expediente, deverá ser considerado o valor constante na requisição de material; para os cartuchos vazios, considerar-se-á o valor  de R$ 0,10 para os de tinta e de R$ 1,00 para os de toner.

Dados adicionais (informações complementares): Este é um campo livre que serve para acrescentar informações, como, por exemplo:

I -  O nome e o endereço do destinatário, quando couber à Divisão de Almoxarifado o reencaminhamento da remessa, quer para qualquer setor que integre o Almoxarifado do TJ, quer para outra comarca. São estes os possíveis endereços:

a) DIVISÃO DE ALMOXARIFADO: BR 101 - Km 208 - São José - SC.
b) DIVISÕES DE ENGENHARIA ELÉTRICA ou EQUIPAMENTOS: Condomínio Forquilhinhas - Rua Vereador Arthur Mariano, 501 - Bairro Forquilhinhas - São José - SC.
c) DIVISÃO DE PATRIMÔNIO:

c.1) Quando se tratar de  remessa exclusiva para conserto: BR 101 - KM 208 - São José - SC;
c.2) Materiais para baixa: Condomínio Forquilhinhas - Rua Vereador Arthur Mariano, 501 - Bairro Forquilhinhas - São José - SC. Quando houver  remessa de material para baixa e conserto na mesma nota fiscal, o local de entrega é no Condomínio Forquilhinhas.
d) COMARCA PÓLO E COMARCA AFILIADA (consultar endereço).

II - Para salvaguarda dos bens a serem transferidos, a Divisão de Patrimônio solicita seja informado neste campo, ou em lista anexada à NOTA FISCAL AVULSA, o número do tombamento ou, na ausência deste, a marca e o número de série do bem.

Salvar Nota Fiscal: Insere na base de dados do sistema de Almoxarifado a NOTA FISCAL AVULSA.

Após cadastrar a NOTA FISCAL AVULSA no sistema de Almoxarifado, o responsável deverá preenchê-la manualmente, em formulário próprio, e solicitar à transportadora a coleta dos materiais, pelo e-mail: cob-fln@reunidas.com.br.

No dia da coleta, deverá ser preenchida, manualmente e no sistema,  a data da emissão da NOTA FISCAL AVULSA.

Imprimir a GTM: Uma vez cadastrados todos os dados no sistema de Almoxarifado, o responsável deverá imprimir a GTM e entregá-la, juntamente com a NOTA FISCAL AVULSA (preenchida manualmente, ao funcionário da transportadora responsável pela coleta.

Exclusão da NOTA FISCAL AVULSA: O usuário não tem permissão para excluir uma NOTA FISCAL AVULSA indevidamente cadastrada no Sistema de Almoxarifado. Nesse caso, deverá solicitar à Divisão de  Almoxarifado,  pelo e-mail: almox@tjsc.jus.br, a exclusão da Nota.