Orientações técnicas - Orçamento e Finanças - Poder Judiciário de Santa Catarina

Orientação n. 03/2019: Convênio 16/2004 - Fotocópias PGE/SC

Considerando a necessidade de orientação acerca dos procedimentos relativos aos pagamentos de despesas no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina por meio do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, vimos expedir a presente orientação:

O processo de pagamento de despesa deve conter, no mínimo:

• Documento fiscal;
• Validação do documento fiscal (conforme o caso); e

• Atestado de recebimento de material/prestação de serviço.

São exemplos de documento fiscal: nota fiscal, fatura, cupom fiscal, recibo e outros definidos na legislação tributária.

O documento fiscal poderá ser eletrônico ou não eletrônico. Entende-se por documento fiscal eletrônico o documento auxiliar de nota fiscal eletrônica - Danfe e a nota fiscal de serviço eletrônica - NFSe.

1. Para incluir o documento fiscal no SEI, logo após clicar em incluir documento , deve-se escolher o tipo de documento Externo.

Na tela seguinte, selecionar novamente o tipo de documento externo, que nesse exemplo, escolheremos como documento fiscal, a Nota Fiscal:

Nessa tela deve-se preencher o número, a data do documento fiscal e seu formato. O formato nato-digital é aquele documento fiscal recebido por e-mail. Já o digitalizado nesta unidade é aquele recebido em meio físico (papel).

Caso seja digitalizado, deve-se informar o tipo de conferência, conforme tela abaixo:

Caso o documento fiscal recebido seja não eletrônico, como as notas fiscais de blocos ou matriciais, recibos, faturas, entre outros, deve-se incluí-los no formato digitalizado nesta unidade.

2. O documento fiscal eletrônico emitido no âmbito das Fazendas Estaduais e do Distrito Federal será incluído no processo administrativo em conjunto com o comprovante de sua validação, emitido no Portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Após emitir o comprovante de validação, deve-se incluí-lo no SEI como documento externo, tipo Validação de Nota Fiscal, conforme tela abaixo:

Observe que o formato selecionado deve ser nato-digital, uma vez que o documento extraído do Portal da Nota Fiscal Eletrônica deve ser salvo em .pdf e não impresso em meio físico e posteriormente digitalizado.

3. Outro documento obrigatório é o Atestado de material recebido ou serviço prestado.

O atestado de recebimento de material/prestação de serviço deve ser inserido nos autos como documento nato do SEI e assinado pelo responsável pela conferência da prestação do serviço ou da entrega do bem.

Documento nato do SEI é aquele gerado pelo editor de texto do próprio sistema. Destaca-se no SEI somente é possível assinar documentos gerados pelo próprio sistema, ou seja, documento nato.

Para incluir o atestado no SEI, logo após clicar em incluir documento , deve-se escolher o tipo de documento Atestado de material recebido ou serviço prestado.

Perceba na imagem abaixo que por ser documento nato do SEI a tela de gerar documento se altera.

Nesta tela, basta selecionar o nível de acesso como público e clicar em confirmar dados.

Ao criar o documento, o sistema automaticamente trará como texto padrão os dizeres demonstrados abaixo:

Assim, resta apenas alterar o número do documento fiscal e o CPF do responsável pelo atesto. Destaca-se a obrigatoriedade da informação do CPF para fins de registro no Sistema Integrado de Planejamento e Gestão Fiscal - SIGEF.

Lembre-se!

• Os processos de pagamentos de Requisição de Compra (RC) devem ser encaminhados diretamente à DOF/DC - SECAO DE LIQUIDACAO DE DESPESA.
• Os pedidos de pagamentos feitos por meio do Formulário de Solicitação de Pagamento seguem as regras de preenchimento do próprio formulário.

PAGAMENTOS DE REQUISIÇÃO DE COMPRA (RC) NO SPA

Considerando a tramitação das Requisições de Compras - RCs no Sistema de Processos Administrativos - SPA, as unidades ao receber as notas fiscais das requisições de compras deverão incluir os seguintes documentos no SPA:

1. NOTA FISCAL

TIPO DOCUMENTO: Nota fiscal
DESCRIÇÃO: NF nº XXXXXX

a) Se for Nota Fiscal eletrônica:

• incluir no SPA;
• assinar com certificado digital;
• descartar.

b) Se for Nota Fiscal não eletrônica:

• incluir no SPA;
• assinar com certificado digital;
• enviar à Secretaria da DOF - Diretoria de Orçamento e Finanças com o número do SPA escrito no corpo da Nota Fiscal.

2. ATESTADO DE RECEBIMENTO DE MATERIAL OU PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

TIPO DOCUMENTO: atestado de material recebido ou serviço prestado
DESCRIÇÃO: não precisa preencher

O atesto deve ser assinado com certificado digital, com as seguintes informações:

• Número da NF;
• Número do doc. o qual está a NF;
• CNPJ do fornecedor; e
• Data do recebimento.

SUGESTÃO: criar modelo de documento no SPA conforme ANEXO I.

3. VALIDAÇÃO DE NF ELETRÔNICA

TIPO DOCUMENTO: Validação da Nota Fiscal
DESCRIÇÃO: não precisa preencher

Somente as notas fiscais eletrônicas emitidas pelas Fazendas Estaduais devem ser validada s no portal da NFe (ex.: NF de compra). Para as notas fiscais de serviços emitidas pelas Prefeituras Municipais não há a necessidade de realizar a validação.

Para validar, siga os passos:

1. Acessar o Portal da NFe;
2. Clicar no ícone CONSULTAR RESUMO DA NF-e;
3. Inserir a chave de acesso constante da NF-e; e
4. Salvar em PDF e incluir no SPA (sugere-se não imprimir o documento para posterior digitalização).

ATENÇÃO!

Após a inclusão dos documentos, o SPA deverá ser enviado à DOF/DC - SECAO DE LIQUIDACAO DE DESPESA.

Considerando a Resolução nº 29/2008-GP, que Regulamenta os procedimentos a serem adotados pelo Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina para fechamento orçamentário, financeiro e contábil; a inscrição de despesas em Restos a Pagar e o empenhamento, à conta de Despesa de Exercício Anterior, com vistas ao cumprimento das normas de Direito Financeiro estabelecidas na legislação federal e estadual de regência da matéria;

Considerando que a data limite para o encerramento do exercício será o dia 19/12/2018, respeitando os prazos necessários para que os procedimentos internos sejam efetivados;

De ordem do Senhor Diretor-Geral Administrativo, foi definido o seguinte cronograma, que deverá ser observado por todas as unidades:

ATENÇÃO!

As unidades que não cumprirem os prazos estabelecidos se responsabilizarão por eventuais danos, multas e acréscimos.

As dúvidas devem ser sanadas junto aos setores responsáveis pelas ações.

Eduardo Cardoso Silva

Diretor de Orçamento e Finanças

Graziella Cristina Zanon Meyer Juliani

Diretora de Material e Patrimônio

Rodrigo Granzotto Peron

Diretor-Geral Administrativo

Orientações sobre documentação fiscal referente à execução da despesa

As Unidades do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina responsáveis por contratações de serviços ou aquisição de materiais, DEVEM observar as orientações do checklist abaixo.

Este documento foi elaborado pela Divisão de Contabilidade, visando enumerar os itens que devem ser objetos de conferência quando do recebimento do serviço/material e antes do envio do documento fiscal (nota fiscal, recibo, etc) para pagamento.

Este procedimento visa dar mais celeridade ao processo de pagamento e evitar possível devolução de documento para correção.

Orçamento 2019 - Apresentação da nova metodologia de elaboração do orçamento

ORIENTAÇÃO TÉCNICA N. 3 DE 21 DE NOVEMBRO DE 2017

Orientação técnica que trata de procedimentos contábeis de exercício financeiro.

A DIRETORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS, considerando a necessidade de adotar procedimentos em consonância com a Lei n. 4.320, de 17 de março de 1964; e a necessidade de complementar as previsões da Resolução GP n. 29 de 11 de dezembro de 2008,

EXPEDE A SEGUINTE ORIENTAÇÃO TÉCNICA:

Art. 1º Esta orientação técnica de procedimentos contábeis disciplina o encerramento e abertura de exercício financeiro, a inscrição em restos a pagar e o reconhecimento de despesa.
 

Seção I

Da Execução Orçamentária

Art. 2º Para fins de aplicação desta orientação técnica, consideram-se:

I - Unidade Gestora: unidade deste Poder Judiciário à qual incumbe o planejamento e a execução de parte do orçamento;

II - Unidade Demandante: beneficiária direta de um material ou serviço contratado;

III - Despesa Liquidada: aquela cujos fato gerador da despesa e registro nos sistemas de contabilidade tenham ocorrido;

IV - Despesa em Liquidação: aquela cujo fato gerador da despesa tenha ocorrido, mas pendente o registro nos sistemas de contabilidade;

V - Fato Gerador da Despesa: realização da despesa, ou seja, a efetiva entrega do material e/ou a conclusão do serviço (recebimento definitivo); e

VI - Reempenho: empenho na dotação do exercício corrente de despesa empenhada e não realizada no exercício anterior.

Parágrafo único. Para contratos com ciclo de faturamento, o fato gerador de despesa conclui-se no último dia do ciclo.

Art. 3º A nota de empenho informará a unidade gestora e a unidade demandante.

Art. 4º O empenho emitido durante o exercício terá validade até 31 de dezembro do ano de sua emissão.

Art. 5º A unidade gestora deverá acompanhar a execução dos empenhos de sua responsabilidade e, caso necessário, solicitará anulações ou reforços.

Art. 6º Sem prejuízo do acompanhamento realizado pelas unidades gestoras, a Diretoria de Orçamento e Finanças enviará trimestralmente relatório às unidades gestoras com as informações de todos os seus empenhos e seus respectivos saldos.

§ 1º Após o recebimento do relatório descrito no caput deste artigo, as unidades gestoras, com o auxílio das unidades demandantes, informarão à Diretoria de Orçamento e Finanças os empenhos que ainda serão executados, total ou parcialmente.

§ 2º Os empenhos que não serão executados serão anulados, total ou parcialmente, conforme o caso.

§ 3º As unidades gestoras terão 30 (trinta) dias para o cumprimento do § 1º deste artigo.

§ 4º As regras deste artigo não se aplicam à execução no último trimestre, que seguirá as orientações da Seção II desta orientação técnica.

Seção II

Do Encerramento do Exercício

Art. 7º No mês de novembro, as Diretorias de Orçamento e Finanças e de Material e Patrimônio estabelecerão cronograma de encerramento do exercício, de observância obrigatória pelas unidades demandantes e gestoras deste Poder.

Parágrafo único. O prazo final para o envio das notas fiscais para liquidação será anualmente estipulado no cronograma de encerramento previsto no caput deste artigo.

Art. 8º O empenho será considerado anulado em 31 de dezembro para todos os fins, exceto quando a despesa se encontrar em liquidação.

Parágrafo único. No prazo estipulado no cronograma citado no art. 7º desta orientação técnica, as unidades gestoras enviarão à Diretoria de Orçamento e Finanças informações dos empenhos que se encontram em liquidação.
 

Seção III

Dos Restos a Pagar

Art. 9º Em 31 de dezembro de cada exercício financeiro, os empenhos em liquidação serão inscritos em restos a pagar.

Art. 10. Os empenhos inscritos em restos a pagar terão vigência até o dia o dia 31 de janeiro do exercício seguinte de sua emissão, nos termos da Lei Complementar estadual n. 381, de 7 de maio de 2007.

Parágrafo único. O envio das notas fiscais para pagamento dos empenhos inscritos em restos a pagar deverá respeitar o cronograma de encerramento do exercício, conforme trata o art. 7º desta orientação técnica.

Seção IV

Do Reempenho de Despesa para o Exercício Seguinte

Art. 11. Ao final de cada exercício, constatado que o fato gerador da despesa não ocorrerá até 31 de dezembro do exercício corrente e havendo interesse da unidade gestora de a despesa ser executada no exercício seguinte, deverá ser solicitado o reempenho da despesa.

§ 1º O reempenho da despesa será precedido de análise de legalidade pela Diretoria de Material e Patrimônio somente quando a contratada deixar de cumprir as condições iniciais da contratação.

§ 2º A análise, a solicitação de reempenho e o reempenho devem ocorrer antes do início da execução da despesa, de modo que esta não seja realizada sem prévio empenho.

§ 3º O reempenho de que trata o caput deste artigo se aplica também às despesas inscritas em restos a pagar cujos fatos geradores não se confirmem até 31 de dezembro do exercício em que a despesa tenha sido empenhada.

Seção V

Das Despesas de Exercícios Anteriores

Art. 12. São consideradas despesas de exercícios anteriores:

I - aquelas não processadas em época própria;

II - os restos a pagar com prescrição interrompida; e

III - os compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício correspondente.

§ 1º Para os efeitos deste artigo, consideram-se:

I - Despesa Não Processada em Época Própria: aquela cujo fato gerador tenha ocorrido no exercício de origem e com empenho vigente à época, mas sem que se tenha ocorrida sua liquidação;

II - Restos a Pagar com Prescrição Interrompida: despesa cuja inscrição em restos a pagar tenha sido cancelada, mas ainda vigente o direito do credor; e

III - Compromisso Reconhecido Após o Encerramento do Exercício: obrigação de pagamento criada em virtude de lei, mas somente reconhecido o direito do credor após o encerramento do exercício correspondente.

§ 2º O empenho de que trata o caput deste artigo deverá ser emitido na dotação de despesas de exercícios anteriores, em respeito ao princípio da competência.

§ 3º A nota fiscal das despesas mencionadas no caput deste artigo deverá ser emitida preferencialmente após o recebimento da nota de empenho que regularizou a despesa.

Art. 13. Para a despesa cujo fato gerador tenha ocorrido até 31 de dezembro do exercício de sua origem, mas que, após a ocorrência do fato gerador, tenha sido anulada indevidamente, deverá a unidade gestora solicitar à Diretoria de Orçamento e Finanças o empenho para regularização da despesa acompanhado de justificativa pela anulação indevida.

Art. 14. Para a despesa inscrita em restos a pagar cujo fato gerador tenha ocorrido no exercício de sua origem, mas cuja liquidação não tenha sido realizada até a vigência dos restos a pagar, qual seja, 31 de janeiro, deverá a unidade gestora solicitar à Diretoria de Orçamento e Finanças o empenho para regularização da despesa acompanhado de justificativa pela não observação do prazo estipulado no cronograma de encerramento do exercício.

Seção VI

Do Reconhecimento de Despesa

Art. 15. Serão objetos de reconhecimento de despesa:

I - a despesa cujo fato gerador tenha ocorrido no exercício posterior à vigência do respectivo empenho, salvo se tiver sido reempenhada nos termos da Seção IV desta orientação técnica;

II - os compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício para os quais, à data da ocorrência do fato gerador, não havia empenho prévio específico ou seu saldo tenha sido considerado insuficiente; e

III - os compromissos reconhecidos no exercício corrente para os quais não havia empenho prévio específico ou seu saldo tenha sido considerado insuficiente.

§ 1º As despesas de que tratam os incisos I e III deste artigo deverão ser empenhadas na dotação do exercício corrente.

§ 2º O empenho de que trata o inciso II deste artigo deverá ser emitido na dotação de exercícios anteriores.

§ 3º A nota fiscal do reconhecimento da despesa deverá ser emitida preferencialmente após o recebimento da nota de empenho que reconheceu a despesa.

Art. 16. O reconhecimento de despesa deverá ser autuado em processo específico para tal finalidade e conterá, nesta ordem:

I - justificativa da realização de despesa sem prévio empenho;

II - análise da Diretoria de Orçamento e Finanças quanto ao enquadramento da despesa;

III - informação da disponibilidade orçamentária e financeira;

IV - parecer da Assessoria Técnico-Jurídica da Diretoria de Material e Patrimônio quanto à possibilidade jurídica de reconhecer a dívida; e

V - análise e decisão quanto ao reconhecimento da despesa pelo ordenador de despesas.

Eduardo Cardoso Silva
DIRETOR DE ORÇAMENTO E FINANÇAS

• Clique aqui para acessar fluxograma e infográfico explicativo

A contratação de Microempreendedor Individual - MEI, seja por meio de REQUISIÇÃO DE COMPRA ou por SUPRIMENTO DE FUNDOS, observará as seguintes orientações:

1. As atividades que podem ser realizadas por MEI constam da listagem abaixo. Portanto é proibido contratar MEI para realizar atividade que não conste da lista;
2. Os serviços de LIMPEZA DE CAIXA D'ÁGUA e CAIXA DE GORDURA, comumente contratados pelas unidades do PJSC, não podem ser realizados por MEI, por não constarem da lista;
3. A contratação de MEIs para a realização de serviços de ELÉTRICA, HIDRÁULICA, PINTURA, ALVENARIA, CARPINTARIA E MANUTENÇÃO OU REPARO DE VEÍCULOS deve ser evitada, pois incorrerá em custo adicional com recolhimento ao INSS de 20% da Contribuição Patronal Previdenciária (CPP).

Lista de atividades permitidas ao MEI.

No caso de dúvidas, os esclarecimentos poderão ser obtidos junto à Seção de Retenções Tributárias da Divisão de Contabilidade, nos telefones: (48) 3287-2130/2187 ou e-mail: dof.iss@tjsc.jus.br.