Implantação do processo eletrônico no 1º grau

A implantação do processo eletrônico em Santa Catarina iniciou em 2006 quando o Juizado Especial Cível do Norte da Ilha de Florianópolis, localizado em Santo Antônio de Lisboa, passou a operar com a nova versão do SAJ/PG como unidade experimental. Ao longo do tempo, equipes multidisciplinares compostas por magistrados, servidores e pela empresa mantenedora do sistema trabalharam para evoluir o SAJ, aprimorando suas funcionalidades e automatizando os procedimentos para o processo eletrônico.

Posteriormente, ainda na fase experimental, a Vara de Execuções Fiscais da Comarca de Lages e o Juizado Especial Cível de Blumenau passaram a utilizar as funcionalidades do sistema relacionadas ao processo eletrônico.

Em 2009, foi iniciado o processo de instalação do novo sistema na Comarca de Camboriú, em todas as suas unidades judiciais, sendo a primeira Comarca a utilizar o sistema no Foro de forma integral, permitindo o desenvolvimento do processo de migração de todos os dados dos processos físicos, mantidos nas versões anteriores do sistema.

No mês de maio de 2013, o processo eletrônico foi instalado na Comarca da Capital. A solução foi definitivamente homologada e o processo estabelecido serviu como modelo de implantação do sistema SAJ para todo o Estado.

Homologado o sistema, era necessário expandir o processo para as demais comarcas. Entretanto, as experiências das implantações anteriores de 1997 e 2003 mostraram que a utilização de recursos humanos internos, por longo período, trazia desvantagem às atividades cartorárias e, por consequência, contribuía para alongar ainda mais o tempo de tramitação dos processos.

Assim, uma equipe formada por Magistrados e Servidores do Conselho Gestor de Tecnologia da Informação - CGINFO, Diretoria de Tecnologia da Informação, Diretoria de Material e Patrimônio e Auditoria trabalharam em um projeto básico para contratação de empresa a fim de dar agilidade ao processo. Ao final de três meses de preparação, o projeto de Implantação do Processo Eletrônico, denominado IPE/PG, despontou com a contratação da Empresa Softplan para o referido projeto.

Projeto IPE/PG

O projeto IPE/PG foi dividido em ciclos, compreendendo as atividades (etapas) necessárias à realização dos serviços de implantação e capacitação em determinado conjunto de Comarcas.

Representantes do Conselho Gestor de Tecnologia da Informação - CGINFO e da Diretoria de Tecnologia da Informação estiveram presentes em encontros com os magistrados e servidores para apresentar detalhes dessa transição e seus benefícios às atividades cartorárias e jurisdicionais.

A implantação deste projeto teve duração de 16 meses e contemplou as 102 Comarcas restantes no Estado, com a seguinte execução de atividades:

a) Treinamento Remoto

Previamente ao treinamento presencial, os usuários do SAJ/PG tiveram acesso ao programa de treinamento à distância - EaD. O curso possibilitou uma capacitação ampla das funcionalidades do sistema de acordo com o perfil de atuação do usuário, como por exemplo cursos direcionados ao cartório, gabinete, distribuição, oficiais de justiça, entre outros. Foram também disponibilizadas apostilas sobre os procedimentos e fluxos do processo eletrônico, classificadas por competências (Cível, Criminal, Juizado Especial, entre outros).

Dessa forma, foi oportunizado o conteúdo do treinamento que seria apresentado aos demais servidores da Comarca, possibilitando prévia preparação para o treinamento presencial. Nesta etapa também foi disponibilizada uma base de dados do sistema, utilizada para que os usuários pudessem treinar os conceitos adquiridos.

b) Treinamento Presencial para Formadores

O Formador, servidor indicado pela Direção do Foro, teve papel de destaque no projeto IPE/PG, uma vez que foi responsável por atuar como referencial de conhecimento sobre o sistema na unidade judiciária onde atuava.

O treinamento foi realizado em local diverso das dependências do Foro, num período anterior à implantação definitiva do sistema, com carga horária diferenciada de acordo com a função exercida na instituição.

Durante o acompanhamento assistido da produção, trabalhou em conjunto com a empresa Softplan no apoio à utilização do sistema e no registro de solicitações de atendimento.

O servidor técnico de suporte em informática (TSI) e administrador local do sistema, acompanhou também o treinamento de todos os setores dos Formadores.

Os cursos foram ministrados por instrutores da empresa Softplan, acompanhados por servidores do quadro do TJSC com amplo conhecimento do sistema e das rotinas cartorárias, e contou com a explanação teórica sobre a utilização da ferramenta e aulas práticas por meio de exercícios diretamente na base de treinamento para fixação do conteúdo.

c) Acompanhamento em Produção - 1ª Etapa

Com a entrada do sistema em produção, os processos novos passaram a ser aceitos somente em meio digital.

Nesta fase, a Comarca contava com uma equipe da empresa contratada pelo período de duas semanas para orientar e acompanhar a utilização do sistema. Eventualmente, contava também com a presença de equipe de servidores do TJSC para prestar orientações sobre os procedimentos utilizados pela Corte Catarinense.

Após esse período, as dúvidas e problemas na utilização do sistema eram encaminhadas pelo Formador à equipe de suporte remoto da empresa contratada, através de um Portal de Abertura de Chamados.

d) Acompanhamento em Produção - 2ª Etapa

Decorridos 30 dias após a finalização da 1º Etapa do acompanhamento em produção, uma nova equipe da Softplan retornava à Comarca para esclarecimento de dúvidas remanescentes.

Ao final do ano de 2014, todo o Poder Judiciário de Santa Catarina já operava o processo eletrônico.

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