Boas práticas

Como o SEI é uma novidade no PJSC, vamos explorar aqui as ferramentas disponíveis que vão facilitar o seu trabalho. A ideia é divulgar as funcionalidades do sistema para que você avalie se elas trarão ganhos à sua rotina e se poderão ser incorporadas às suas atividades diárias.

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O sistema está disponível por meio do link https://sei.tjsc.jus.br e conta com dois tipos de usuários para acesso ao sistema: Interno e Externo.

  • Usuário Interno

Os usuários internos são os magistrados, servidores e demais colaboradores lotados em unidades do PJSC. São identificados no sistema por meio do usuário e senha AD, o mesmo login para acessar o computador.

  • Usuário Externo

Os usuários externos são pessoas físicas ou jurídicas, organizações civis, advogados e o cidadão em geral. Também podem acessar o sistema representantes de outros órgãos públicos, de qualquer esfera administrativa: federal, estadual ou municipal.

O interessado deverá preencher um cadastro, que será analisado pela equipe de suporte do SEI. Esse cadastro será disponibilizado neste portal a partir do dia 1º de abril.

Sendo autorizado a entrar no sistema, o usuário externo poderá acessar apenas as funcionalidades disponibilizadas pela Administração por meio de um convite enviado por mensagem eletrônica. Dentre elas, estão a assinatura eletrônica de documentos, visualização de algumas peças ou de todo o processo, etc.

O SEI é uma ferramenta flexível, que oferece funcionalidades que podem ser usadas das mais diversas formas conforme as rotinas de cada unidade. Para que o sistema seja bem utilizado, os setores devem padronizar seus procedimentos para que as informações não se percam. Com a padronização, será possível resgatar dados e documentos a qualquer tempo.

Por isso, é importante que o servidor preste atenção no momento do cadastro de documentos e processos, realizando a classificação dos tipos documentais e processuais de forma adequada. Além de possibilitar uma eventual futura pesquisa, a adoção desse método de trabalho facilitará também a extração de relatórios de desempenho e de produtividade, proporcionando melhorias na gestão dos procedimentos.

Recomendamos que cada setor realize o mapeamento das atividades desenvolvidas e avalie as ferramentas oferecidas pelo SEI na melhoria do seu método de trabalho.

Os itens do checklist abaixo poderão ser utilizados como parâmetro para buscar a melhoria e a agilidade dos processos que estão em fase de otimização:

a) eliminação de atividades relacionadas ao papel, como: recepção, registro, trâmite, carimbo, cópia;

b) eliminação de trâmites em níveis hierárquicos desnecessários;

c) recepção e envio eletrônico de documentos de atores externos;

d) redistribuição da força de trabalho com a virtualização do trabalho;

e) acompanhamento online pelos interessados no processo;

f) eliminação de outros sistemas e mecanismos de controle, como a utilização de vários sistemas departamentais ou planilhas para controlar o andamento de processos.

O SEI adota como princípio a publicidade dos atos administrativos, permitindo a transparência das informações. Assim, é possível ter acesso a quaisquer documentos e processos como forma de garantir o funcionamento eficiente dos procedimentos administrativos. No entanto, há casos específicos que devem ser tratados de maneira excepcional, como os documentos que contêm dados pessoais ou informações de saúde, cuja visibilidade não pode ser pública.
 
O SEI permite os seguintes tipos de classificação:
a) público: quando o conteúdo de todos os documentos em um determinado processo é visualizado por qualquer usuário cadastrado no SEI;
b) restrito: quando o acesso ao conteúdo dos documentos em um processo é restrito às unidades pelas quais esse processo tramitar, e, obviamente, a todas as pessoas que estiverem vinculadas àquelas unidades; e
c) sigiloso: quando o acesso aos documentos e ao processo é exclusivo às pessoas a quem for atribuída permissão específica. Significa que cada processo sigiloso tem um rol de usuários credenciados.

Lembre-se: a regra é que os documentos e processos tenham nível de acesso público.
 
Documentos Restritos
Ao classificar um documento como restrito é preciso justificar a razão da restrição. Significa que após a classificação como restrito o sistema oferece opções para indicar o motivo. São três as razões:
 
  1. Documentos preparatórios, tais como algumas notas técnicas e notas informativas;
  2. Documentos que contenham informações pessoais;
  3. Documentos que contenham outas hipóteses de restrição de acesso.
I - Documentos preparatórios. O próprio nome já sugere do que se trata. São exemplos desses documentos as notas técnicas, pareceres e notas informativas que subsidiam algumas decisões dos dirigentes, tais como documentos que embasarem decisões de política econômica, fiscal, tributária, monetária e regulatória. Além desses, também há uma proteção especial para os documentos que trazem argumentos e conteúdo para os processos que culminarão com edição de algum ato normativo. A restrição temporária de acesso nesse caso é prevista no art. 20 do Decreto 7724/2012 e aplica-se somente até o momento em que haja uma posição final sobre o assunto que é objeto do documento ou processo, ou, ainda, quando seja editado o ato que aquele documento ou processo subsidiou. Logo, quando expirar a causa da restrição deve ser alterada a classificação do processo ou documento de restrito para público.
 
II - Documentos que contenham informações pessoais. Da mesma forma que no caso anterior, o título já sugere do que se trata. São documentos que trazem informações de determinada pessoa identificada ou identificável. A restrição de acesso respeita o disposto no art. 55 do Decreto nº 7.724/2012, que garante proteção às informações pessoais relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem que estejam na posse dos órgãos e entidades. Nesse caso, as informações são restritas aos agentes públicos legalmente autorizados e à própria pessoa. A análise quanto à existência de informações pessoais deve ser feita diante de um caso concreto. Entretanto, seguem alguns exemplos de informações pessoais:
 
  • Dados relativos a documentos de identificação pessoal (RG, CPF, Título de Eleitor, Documento de Reserva etc.);
  • Informações sobre o estado de saúde do servidor ou familiares;
  • Informações financeiras ou patrimoniais de determinada pessoa;
  • Informações sobre alimentandos, dependentes ou pensões;
  • Endereço pessoal ou comercial de determinada pessoa;
  • Número de telefone ou endereço eletrônico de determinada pessoa;
  • Origem racial ou étnica, orientação sexual, convicções religiosas, filosóficas ou morais; opiniões políticas, filiação sindical, partidária ou a organizações de caráter religioso, filosófico ou político.

III - Documentos que contenham informações protegidas por outras hipóteses legais de restrição de acesso. Cabe destacar que a inclusão de um documento restrito em um processo público torna aquele processo restrito, mas é possível acompanhar o trâmite de processos restritos. Só não será possível que todas as pessoas tenham acesso absoluto ao teor dos documentos constantes daquele processo.

Documentos Sigilosos
São três as opções de classificação dos documentos sigilosos.
I - documento submetido temporariamente à restrição de acesso em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, nos termos do art. 23 da Lei nº 12.527/2011;
II - documento que contenha informações protegidas por outras hipóteses legais de sigilo, tais como sigilo fiscal, bancário, industrial, entre outras, sendo necessário indicar, no campo correspondente, qual é a hipótese legal que fundamenta o sigilo;
III - documento que tenha relação a qualquer tipo de procedimento administrativo disciplinar.

No SEI são chamados documentos internos todos aqueles gerados no editor de texto do sistema.

Você sabia que somente os documentos criados no editor de texto do SEI podem ser assinados eletronicamente? E mais: muitas das funcionalidades que automatizam rotinas administrativas, a exemplo do bloco de assinaturas, adoção de modelos, inclusão de documentos em múltiplos processos e assinatura por usuários externos, só podem ser utilizadas em documentos internos, ou seja, gerados no editor de texto do SEI. Isso quer dizer que se você utilizar outro aplicativo de editor de texto, não terá acesso a nenhuma dessas funcionalidades.

Vale lembrar que o editor interno do SEI certamente atenderá suas necessidades, já que o formato que você vê enquanto edita um documento interno é o mesmo que será publicado. Aliado a isso, o SEI permite sucessivas edições de um documento, com registro de todas as versões e respectivos autores, otimizando o fluxo de elaboração de pareceres e despachos. Por isso, para aproveitar ao máximo as funcionalidades do SEI, recomendamos a adoção de documentos internos, ainda que seja necessária uma revisão e adaptação da formatação até então utilizada.

Já os documentos externos, que não são criados no editor de texto do SEI, são as cópias digitais de documentos físicos juntadas ao processo eletrônico e os documentos nato digitais gerados em outros sistemas recebidos em meio eletrônico.

São exemplos de documentos externos os que estejam em formato em PDF com tamanho máximo de 10 MB. Outros formatos podem ser configurados no sistema de acordo com a necessidade de cada unidade. 

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