A comunicação e o uso do Microsoft Teams - Servidor - Poder Judiciário de Santa Catarina

Em um mundo cada vez mais digital, é fundamental que o contato entre as pessoas seja ágil e que as informações sejam compartilhadas de maneira clara, estruturada e segura. Com a implementação do trabalho não presencial, a comunicação com as equipes ganhou ainda mais destaque. Nesse cenário, o uso de recursos tecnológicos que apoiam a comunicação é indispensável, o que levou o PJSC a investir em uma das mais reconhecidas ferramentas de comunicação organizacional: o Teams.

Esta plataforma unificada de comunicação e colaboração é parte do Microsoft 365, um conjunto de aplicativos integrados que proporciona maior liberdade por possibilitar o acesso a arquivos e conteúdos de qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo conectado à internet. Dentre estes aplicativos, encontramos os que fazem parte do conhecido pacote Office, como Word, Excel e Power Point, dentre outros, todos com acesso on line, o que facilita ainda mais o nosso dia a dia profissional.

O Teams, por sua vez, é um poderoso aplicativo que facilita a comunicação institucional, em especial entre as equipes. É também uma plataforma para realização de reuniões, compartilhamento de arquivos e colaboração em tempo real. Nele você pode:

• Criar e gerenciar equipes;
• Utilizar o chat para conversas instantâneas (com pessoas ou grupos de pessoas); 
• Fazer chamadas telefônicas ou em vídeo; 
• Acessar seu calendário de compromissos profissionais;
• Agendar e realizar reuniões; 
• Compartilhar arquivos; e
• Acessar outros aplicativos do Microsoft 365.

No Chat você pode conversar com qualquer pessoa da organização, com sua equipe ou com grupos de tarefas específicas.

As Equipes podem ser facilmente criadas para reunir um grupo de pessoas de uma unidade, um projeto ou com finalidades específicas. Elas podem ter um ou mais canais de comunicação que podem ser organizados por tema e contar com a participação de toda ou somente parte da equipe. Neles, é possível compartilhar arquivos, organizar bases de conhecimento e abrir tópicos de conversas por temas, mantendo os assuntos organizados e facilmente acessíveis. 

No Calendário, além de visualizar seus compromissos de forma simples, você pode agendar reuniões com colegas do PJSC ou convidados externos.

Os Arquivos podem ser organizados em pastas e subpastas, além de permitir a edição colaborativa que favorece o trabalho em equipe. 

Diante de tantas funcionalidades, podemos afirmar que o Teams oferece tudo o que é necessário para facilitar a comunicação, o compartilhamento de informações e a colaboração à distância, favorecendo a integração contínua das equipes que atuam nas diversas modalidades de trabalho. 

Cabe destacar que se trata de uma ferramenta de comunicação institucional a qual, assim como o e-mail, devemos acessar diariamente e permanecer conectados durante todo o horário de expediente, possibilitando a comunicação com nossas equipes e com pessoas de outras unidades do PJSC. 

Para que possamos aprender mais sobre estas importantes ferramentas de trabalho e aproveitar ao máximo suas funcionalidades, a equipe da Diretoria de Tecnologia da Informação criou portais dedicados exclusivamente à nossa capacitação no Teams, no Office e nos demais aplicativos do Microsoft 365. Acesse as páginas e conheça!

Por fim, vale ressaltar que, apesar de sua importância na gestão das equipes, o Teams não substitui a comunicação presencial e o contato humano, indispensáveis para a criação de vínculos de confiança entre os gestores e os integrantes de suas equipes.

E não esqueça: a comunicação efetiva é a força propulsora de tudo o que desenvolvemos em nossa unidade de trabalho. E, para melhorá-la, nós, gestores, devemos dar o exemplo: utilize o Teams e incentive sua equipe a fazer o mesmo. 
Até a próxima dica!

Elaboração:

Alma Serena Barbosa Satto
Bruna Fernandes Alves Cascais
Marcelo Dias e Silva

Referências:

Melhorar sua comunicação interna com Microsoft Teams. Disponível em: <https://intranetteams.com/blog/comunicacao-interna-ms-teams/> Acesso em 10 março 2023.

Microsoft Teams: veja como ele pode ajudar na comunicação. Disponível em: <https://www.softwareone.com/pt-br/blog/articles/2020/01/16/microsoft-teams-melhorar-comunicacao-empresa> Acesso em 15 março 2023.

Como melhorar a comunicação da equipe: 6 estratégias e dicas. Disponível em: <https://asana.com/pt/resources/team-communication> Acesso em 26 março 2023.