Gerenciando a equipe em home office - Servidor - Poder Judiciário de Santa Catarina

Com as medidas emergenciais resultantes da pandemia da COVID-19, tivemos, de forma imediata, nossa rotina de trabalho significativamente modificada com a adoção do home office, alternativa encontrada pelo Poder Judiciário de Santa Catarina para a manutenção das atividades.

A despeito de muitos colaboradores terem se adaptado facilmente a essa nova modalidade de trabalho, alguns podem estar enfrentando dificuldades nesse processo de adaptação, até porque o perfil, os recursos disponíveis em casa (tecnológicos e ergonômicos) e a estrutura familiar variam para cada pessoa.

Nesse contexto, o papel do gestor assume especial relevância, sobretudo para o alinhamento e o bom desenvolvimento das atividades. Não há como se desconsiderar, contudo, que a coordenação de uma equipe nessa nova realidade pode se tornar um grande desafio; afinal, assim como os colaboradores, o gestor também está se adaptando ao cenário atual.

Assim, com o intuito de auxiliar o gestor a conduzir sua equipe de trabalho à distância, esta Dica de Gestão traz algumas recomendações.

Utilize, se necessário, o acesso remoto oferecido pela instituição

A Diretoria de Tecnologia da Informação disponibiliza, no Manual do Home Office, orientações sobre como realizar o acesso remoto a sua estação de trabalho. Este recurso permite acesso ao computador utilizado diariamente no posto de trabalho e a todos os seus recursos, incluindo os documentos disponíveis na rede institucional. É importante orientar sua equipe caso seja necessário.

Defina seu local de trabalho

Estabeleça qual cômodo ou espaço da casa será utilizado como seu escritório. Definido o seu local de trabalho, disponibilize todos os objetos que serão utilizados para o desempenho apropriado das suas atividades laborais. Oriente sua equipe a fazer o mesmo.

Estabeleça horários

A definição de sua jornada de trabalho é fundamental, assim como a de sua equipe. Comunique o período em que estará trabalhando e defina, em conjunto com os colaboradores e sem prejuízos às orientações institucionais, quais os horários de disponibilidade de cada um.

Comunique-se constantemente com a equipe

A tecnologia oferece diversas ferramentas para comunicação. O e-mail institucional é a mais utilizada. Mas existem outras que também podem ser de grande utilidade.

O comunicador Pandion é uma delas. Caso opte por este meio de comunicação, oriente os integrantes da sua equipe a permanecerem conectados diariamente durante o horário de expediente.

Outra ferramenta institucional disponível para todos os servidores é a videoconferência. A realização de reuniões periódicas em sala virtual é uma ótima estratégia para manter a equipe alinhada diante de novos desafios. Acesse as orientações sobre a videoconferência.

A utilização de aplicativos de envio de mensagens por telefone também pode ser muito útil na comunicação com a equipe. Criar um grupo de trabalho é uma boa alternativa. Porém, como não se trata de uma ferramenta institucional, seu uso não pode ser obrigatório. Portanto, caso entenda conveniente utilizar este recurso como meio de comunicação, consulte a equipe para verificar se todos concordam. Respeite a opinião do colaborador que não manifestar interesse em aderir a esta ferramenta.

Tenha uma lista de atividades e defina as urgentes e as importantes

Disciplina é fundamental. Trabalhar em casa pode gerar distrações que afetam sua produtividade. Tenha uma lista exequível de atividades a serem realizadas por você e pela equipe. Se proponha a cumpri-la em seu horário de trabalho e monitore o trabalho da equipe, dando suporte quando necessário.

Apresente suas expectativas durante o período de trabalho remoto

Defina, em conjunto com a equipe, um acordo de trabalho que deve apresentar o que será exigido do grupo. Pode incluir metas, critérios de horários, tempo de resposta de e-mails, participação em videoconferências e tudo o que for necessário para o bom andamento dos trabalhos e para a construção de uma relação de confiança neste novo contexto.

Faça pausas e oriente seus colaboradores a fazerem o mesmo

Pausas são fundamentais para descansar a mente, renovar ideias e manter a qualidade no desempenho das tarefas. Além desses benefícios, pequenos intervalos contribuem para a resolução de problemas mais complexos, uma vez que possibilitam o distanciamento e a reflexão necessários para a compreensão das situações como um todo.

Mantenha seu local de trabalho organizado

Assim como no ambiente de trabalho presencial, um home office organizado facilita o trabalho e aumenta a produtividade.

Esteja presente para a equipe

É importante manter contato diário com a equipe. Dê feedback. Elogie ou indique necessidades de melhoria. Compartilhe os principais tópicos após cada reunião e os acontecimentos com toda a equipe.

Acompanhe e auxilie

Verifique as necessidades dos colaboradores para o desempenho das atividades e auxilie no que for necessário. Saiba o que cada pessoa está realizando. Verifique se existem colaboradores sobrecarregados ou subutilizados e proponha a redistribuição de tarefas.

Aproveite a oportunidade para repensar processos de trabalho

Na dificuldade podem surgir oportunidades. Avalie se novas práticas podem contribuir para a melhoria dos processos de trabalho quando for retomada a normalidade.

E o mais importante: crie um ambiente de confiança e favorável para que as pessoas peçam auxílio quando necessário. Confie! As pessoas farão seu trabalho.

"Não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas o que melhor se adapta às mudanças." Leon C. Megginson

Continue acompanhando as próximas dicas!