O desafio de gerenciar seu tempo - Servidor - Poder Judiciário de Santa Catarina

Partindo da premissa de que o tempo é finito e não pode ser reposto, fica evidente a importância de realizarmos sua gestão de forma consciente. A gestão do tempo é um processo de organização e priorização que contribui para a efetividade do tempo investido na execução das tarefas e, por consequência, para a melhoria da produtividade.

Diante do isolamento social decorrente da Covid-19, tivemos que conciliar, em um mesmo espaço, compromissos profissionais, familiares e pessoais. Nesse contexto, se não planejarmos conscientemente o uso do tempo, corremos o risco de nos tornarmos "tarefeiros", com ações reativas ao invés de estratégicas.

A gestão estratégica do tempo é uma questão de priorização. A identificação prévia das tarefas que devemos realizar ao longo do dia, bem como da sua importância, dificuldade e prazos, é necessária para definirmos o que deve ser realizado primeiro.

Um erro comum é tentar fazer tudo ao mesmo tempo, pois quando o cérebro se dispersa há perda de eficiência.  Logo, o foco na atividade que está sendo realizada é primordial.  Por exemplo: ao participar de uma videoconferência, evite executar tarefas não relacionados à reunião; ao almoçar com a família, não leia mensagens no celular; e assim por diante.

No caso dos gestores, a gestão do tempo se torna mais relevante em razão do grande número de atividades e reuniões relacionadas às competências da unidade e à condução da equipe. Assim, trazemos algumas dicas que podem auxiliar no enfrentamento deste desafio:

Organização

Organize seu local de trabalho, seu ambiente virtual, sua agenda e suas tarefas cotidianas. Isso possibilita uma visão clara das demandas e a redução do tempo gasto para localizar as informações necessárias para realizá-las.

Autoconhecimento

É importante entender como seu cérebro funciona. Observe em qual horário do dia você é mais produtivo, se tem um dia da semana no qual você possui melhor rendimento ou um local de trabalho que favorece sua concentração. Dedique-se às tarefas mais desafiadoras quando se sentir mais disposto.

Distrações

Em home office, é natural que você fique exposto a muitas distrações. Não permita que elas prejudiquem sua concentração. Ao realizar uma atividade de trabalho, afaste-se das redes sociais, das notificações de aplicativos, de e-mails e das mensagens de Whatsapp. Combine com os familiares os horários em que precisa se manter totalmente focado no trabalho.  

Planejamento

Planeje seu dia com antecedência. Distribua as tarefas de forma estratégica no seu cronograma diário, de acordo com o grau de prioridade e dificuldade, e defina prazos para a conclusão de cada uma delas. Evite superestimar sua capacidade de execução e deixe sempre um período para atuar em atividades imprevistas ou emergenciais. Se este tempo não for necessário, poderá antecipar tarefas do dia seguinte.

Delegação

A delegação, se bem conduzida, favorece o comprometimento por permitir maior autonomia, desenvolvimento de habilidades, e a realização de entregas mais significativas por parte dos colaboradores. Delegar é uma excelente prática de gestão para evitar a sobrecarga dos gestores e aumentar a produtividade da unidade.

Disponibilidade

Combine com os colaboradores os melhores momentos para conversarem. Compartilhe com a equipe, sempre que possível, a sua agenda semanal de reuniões.

Disciplina

Discipline seu horário de trabalho. Ainda que o home office no isolamento social nos traga um universo múltiplo de tarefas, é importante definir previamente os períodos nos quais se dedicará exclusivamente ao trabalho.

Aplicativos de mensagens

Está se tornando cada vez mais comum a utilização do Whatsapp como ferramenta de trabalho. Como no home office muitas equipes passaram a utilizar ou intensificaram o uso deste aplicativo, suas interações podem ocupar grande parte de seu tempo. Porém, esta forma de comunicação não deve ser compreendida como instantânea, ou seja, não deve exigir resposta imediata. Assim, podemos definir momentos específicos para ler e responder as mensagens.

Cabe destacar que ser mais produtivo não significa trabalhar mais, mas sim utilizar melhor o tempo, priorizando a realização das atividades com organização e planejamento.

Fique atento à sua saúde emocional! Faça pausas em horários preestabelecidos e reserve momentos diários para o lazer e o descanso, mesmo que seja necessário deixar alguma tarefa não urgente para o dia seguinte. Desconectar-se em momentos planejados também é importante para que a gestão de tempo resulte em produtividade.

Até a próxima dica!