Videoconferência: dicas para otimizar a utilização dessa importante ferramenta de comunicação - Servidor - Poder Judiciário de Santa Catarina

A videoconferência, canal de comunicação que permite a interatividade por meio de áudio e vídeo entre pessoas localizadas em espaços distintos, já faz parte da rotina dos colaboradores do Poder Judiciário de Santa Catarina em tempos de home office.

Nossa instituição disponibiliza uma ferramenta de videoconferência, na qual todos os colaboradores podem ter sua própria "sala de reuniões" virtual. A orientação necessária para a utilização destas "salas" está disponível em nosso portal.

Considerando a importância da comunicação para o bom desenvolvimento das atividades, bem como a efetividade da videoconferência para manter o diálogo e a interação com a equipe, o conhecimento de boas práticas para a utilização desta ferramenta é essencial.

Com o intuito de auxiliar os gestores a utilizar este recurso, colacionamos abaixo algumas dicas:

Agende a reunião com antecedência

Quando agendar a reunião, informe o assunto, os participantes e o tempo de duração estimado. O link para acesso à sala virtual pode ser disponibilizado no próprio e-mail de agendamento. Isso contribuirá para evitar imprevistos, ausências ou atrasos.

Verifique previamente sua conexão de internet

Certifique-se de que sua conexão se mantém estável e com taxas de velocidade satisfatórias. Uma rápida pesquisa na internet apresentará diversos sites que oferecem o teste de velocidade. De modo geral, taxas de 15 Mb para download e de 1Mb para upload são aceitáveis.

Teste a câmera e microfone antes de iniciar a reunião

O mau funcionamento da câmera ou do microfone pode prejudicar a reunião. Realize testes momentos antes para assegurar que estão funcionando corretamente.

Posicione a câmera na altura dos olhos

A visão completa do rosto das pessoas contribui com a qualidade da comunicação, uma vez que as expressões são essenciais para a interação humana. Procure enquadrar sua imagem mostrando todo seu rosto. Olhe para a lente da câmera enquanto estiver falando, pois ali "estão os olhos" dos demais participantes. E, ao ouvir, mantenha o foco em quem está falando e no assunto da reunião.

Confira se a iluminação está adequada

Aliada ao enquadramento, a iluminação também contribui para manter uma boa imagem na videoconferência. É importante que as principais fontes de luz do ambiente iluminem seu rosto. Certifique-se de que não há luz ao fundo que prejudique a sua imagem.

Desligue outras fontes de som em seu ambiente

Sons externos, como os de rádio ou televisão, podem prejudicar sua participação. Escolha o lugar mais silencioso de sua casa para ser sua "sala de reuniões", reduzindo assim, as chances de interferências externas. As maiores gafes em videoconferências ocorrem quando microfones abertos captam sons inadequados para o momento.

Organize o cenário de fundo

Muitas vezes o que aparece ao fundo da imagem pode tirar o foco de sua participação. Opte por locais com poucas informações e cores mais neutras. Tente reduzir a possibilidade de que outras pessoas passem atrás de você. E claro, deixe o ambiente organizado.

Organize a área de trabalho do computador

Se for compartilhar sua tela para apresentar algum documento, organize sua área de trabalho e evite manter muitos aplicativos abertos. Isso facilitará a localização do arquivo desejado.

Use vestuário apropriado

Manter uma boa imagem é importante, independentemente de você estar em casa ou não.

Mantenha uma boa postura

Sente-se em uma cadeira. Evite sofás ou outros móveis que dificultam manter uma boa postura durante a reunião. Afinal, você está trabalhando.

Evite interrupções

Para evitar interrupções, informe às pessoas de sua casa o período em que você estará em videoconferência.

Seja pontual

É importante que o gestor "abra" a sala de reuniões alguns minutos antes do horário combinado para receber os colaboradores que forem entrando.

Estabeleça regras básicas

Se você for o coordenador, estabeleça e compartilhe regras de participação no início da reunião, como por exemplo: solicitar a palavra por meio do "bate papo" (chat); fechar o microfone quando não estiver falando; desativar a câmara se tiver problemas de conexão, entre outras.

Seja objetivo

Tenha uma pauta esquematizada a fim de não prolongar demasiadamente a videoconferência. Não é recomendável que as reuniões virtuais durem mais do que duas horas, pois o cansaço dos participantes reduz a qualidade dos resultados do encontro.

Coloque o microfone no mudo para ouvir as outras pessoas

Quando não estiver com a palavra, "feche" seu microfone e oriente os demais participantes a fazerem o mesmo. Desse modo, evitamos que interferências externas prejudiquem a qualidade do áudio.

Atente-se ao delay

Por vezes, pode ocorrer um pequeno delay (atraso) na transmissão ou recepção dos sinais de áudio e vídeo. É preciso ter paciência e se adaptar a essa limitação.

Evite digitar durante a reunião

Evite digitar durante a reunião ou coloque o seu microfone no mudo. Se possível, faça suas anotações em um papel.  A digitação gera ruídos que podem prejudicar a fala dos participantes.

Evite utilizar o celular durante a reunião

Desligue ou coloque seu telefone celular no modo silencioso (para casos de emergência). Verificar o celular com frequência durante a reunião, ou atender ligações, pode passar a impressão de desinteresse pelo assunto e descaso com os participantes.

Ouça

Convide as pessoas para falar em vários momentos da reunião. Evite monopolizar a fala, pois a reunião se torna cansativa e pouco produtiva.

Evite ausentar-se

Levantar-se, deixando seu lugar vazio, corresponde ao mesmo que fazê-lo numa reunião presencial. Evite sair no meio da videoconferência. Informe aos participantes, por áudio ou mensagem no chat da sala virtual, se precisar se ausentar.

Finalize a chamada

Ao final, certifique-se de que a videoconferência foi finalizada, evitando eventuais gafes.

Tenha um "plano B"

É importante ter uma alternativa caso algum problema de infraestrutura prejudique a reunião. Escolha um aplicativo de sua preferência e combine previamente com sua equipe para que tenham a possibilidade de acessá-lo em tempo hábil para viabilizar a realização do encontro.

Por fim, mantenha o foco nos objetivos preestabelecidos, favorecendo a efetividade da reunião. Atentando-se a esses cuidados, os encontros virtuais podem alcançar excelentes resultados.

Até a próxima dica!