Definindo modelos de documentos

O gestor do setor pode definir modelos de documentos que ficarão disponíveis para todos os atendentes do setor. O funcionamento dos modelos de documentos é semelhante aos modelos utilizados em editores de textos convencionais. Os principais benefícios da utilização de modelos de documentos são o aumento da produtividade durante a elaboração de documentos e a padronização destes documentos no setor.

Para gerenciar os modelos de documentos do setor basta acessar o item de menu [Opções | Modelos de documento]Na sequência, o sistema apresenta a lista de modelos já cadastrados nos setores onde você atua como gestor.

Para criar um novo modelo de documento basta clicar no botão [Adicionar]. O SPA apresenta nova página com os seguintes campos:

Criado Por: caso seja gestor de mais de um setor, indique neste campo o setor que utilizará o modelo de documento. O preenchimento deste campo é obrigatório.

Descrição do Modelo: também obrigatório. Informe um nome para o modelo. Este nome será visualizado pelo atendente do setor ao criar um novo documento ou uma nova minuta baseado neste modelo.

Tipo: tipo de documento padrão do modelo. Pode ser alterado posteriormente por um atendente do setor quando for criar um novo documento ou uma nova minuta baseado neste modelo. Preenchimento obrigatório.

Descrição do Documento: de preenchimento opcional, esse campo será utilizado como descrição padrão para os documentos ou minutas criadas a partir deste modelo. A descrição poderá ser alterada pelo atendente no momento da criação do documento ou minuta.

Visibilidade: indica o grau de visibilidade padrão do modelo de documento, que pode ser:

  • Normal: Qualquer usuário do sistema tem permissão para visualizar o documento.
  • Sigiloso: Estão autorizados a visualizar o documento:
    • O autor do documento;
    • As partes do processo;
    • Os gestores, moderadores e atendentes do setor onde o processo está;
    • Os gestores, moderadores e atendentes do setor onde o documento foi criado.
  • Restrito: Estão autorizados a visualizar o documento:
    • O autor do documento;
    • Pessoas autorizadas nominalmente pelo administrador do sistema para um determinado tipo de documento.

A visibilidade pode ser alterada posteriormente por um atendente do setor quando for criar um novo documento ou uma nova minuta baseado neste modelo (exceto para o caso onde o tipo de documento é restrito). Também é um campo de preenchimento obrigatório.

Textos automáticos: permite a inserção automática de textos no documento. As opções são as seguintes:

  • Inserir data automática no início do documento: se esta opção for marcada, o sistema incluirá o local e data no canto superior direito do documento;
  • Inserir informação de Servidor/Setor no final do documento: se esta opção for marcada, o sistema incluirá ao final do documento o nome do atendente que está criando o documento e o respectivo nome do setor no rodapé do documento.

Informados os campos acima, elabore o texto padrão do modelo de documento através do editor de textos do SPA.

Ao final, clique em Salvar para deixar o modelo disponível aos atendentes do setor.