Localizando e acessando processos

Uma das grandes mudanças decorrentes da utilização do processo eletrônico ocorre na localização de processos. Se antes, para os processos físicos, era necessário manusear grandes volumes fisicamente alocados em mesas, armários e escaninhos para encontrar um processo, agora isso não é mais necessário, pois os processos eletrônicos ficam armazenados em bancos de dados informatizados.

A localização de processos é uma das funcionalidades mais utilizadas no SPA. Ela permite pesquisar e localizar processos que atendam aos critérios de busca (filtros) definidos pelo usuário.

Qualquer usuário que tenha acesso ao SPA pode localizar processos através da opção [Processos | Localizar processo]. É então exibida uma tela que contém parâmetros que poderão ser utilizados na pesquisa:

Número: É o principal parâmetro de pesquisa. Neste campo, você pode informar o número e ano ou apenas o número do processo como critério de busca para localizá-lo. Por exemplo: supondo que deseje localizar o processo de número 6627/2014, você pode informar como critério de busca o número completo 6627/2014 ou apenas 6627. Neste último caso, serão localizados todos os processos de número 6627, independente do ano, podendo retornar resultados como 6627/2014, 6627/2015 etc.

Importante: O sistema não efetua pesquisas parciais para os valores informados no campo [Número]. Assim, no exemplo anterior, se você informar apenas 662 ou 627, o resultado não mostrará o processo 6627, mas tão somente os processos de número 662 ou 627, se existirem.

Classificação: esse campo diz respeito ao assunto principal do processo administrativo. Caso exista interesse em pesquisar por processos de um determinado assunto, basta digitar o termo desejado. À medida que for digitando, o sistema mostrará automaticamente sugestões que se enquadrem nos termos informados, permitindo que você selecione um assunto sem ter que digitar a descrição completa. Assim, por exemplo, supondo que você deseje localizar processos cujo assunto seja Solicitação Bolsa de Estudo Pós-Graduação, basta digitar qualquer termo como bolsa, estudo ou pós que o SPA apresentará as classificações associadas.

Importante: O sistema considera a acentuação na pesquisa. Dessa forma, digitar capacitação ou capacitacao, por exemplo, fará com que o sistema mostre resultados distintos.

Se preferir, você pode clicar no botão  (Visualizar todas as categorias em formato hierárquico) imediatamente à direita deste campo para visualizar a relação completa de assuntos existentes e selecionar um deles.

Complemento: possibilita localizar um processo através do seu complemento da classificação. Não há necessidade de informar a frase exata associada ao complemento da classificação do processo, basta informar um trecho que o SPA se encarregará de localizar processos que atendam ao trecho informado.

Parte: Trata das partes de um processo administrativo. Através deste parâmetro podemos localizar por processos onde uma determinada parte figura. A exemplo do campo [Classificação], o SPA apresenta sugestões à medida que o nome vai sendo digitado.

Setor criador e Servidor criador: é possível localizar processos criados por um determinado setor ou servidor, respectivamente. Esses parâmetros são úteis, por exemplo, para verificar a quantidade e quais são os processos criados por um setor e/ou servidor num determinado período.

Localização atual: permite localizar processos que estejam atualmente em um setor específico, independente de este setor ser ou não o criador do processo. Também não é necessário que o usuário pertença ao setor informado como critério de busca.

Período de criação: através dele é possível localizar processos criados num determinado período.

Situação: por meio desse parâmetro, é possível localizar processos que estejam em uma situação específica (Ativos ou Encerrados). Ao deixar a opção padrão selecionada, Qualquer situação, o SPA pesquisará por processos independe da situação.

Os parâmetros de pesquisa são cumulativos. Isso significa que podemos combinar um ou mais parâmetros de pesquisa para obter resultados mais específicos.

Uma vez definidos os critérios de busca desejados para localizar um processo, para efetivar a pesquisa basta clicar no botão [Pesquisar]. O SPA apresenta, então, imediatamente abaixo dos campos de filtros, a relação de processos que atendam aos critérios de busca informados:

Na relação de processos apresentada, para acessar o processo e consequentemente visualizar maiores informações sobre ele, como as respectivas partes, movimentações e documentos, clique no número do processo localizado na coluna "Número" que relaciona os processos resultantes da pesquisa.