O que é o SPA

O Sistema de Processos Administrativos (SPA) é o sistema utilizado para a tramitação de processos administrativos em meio eletrônico no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina (PJSC).

Surgiu da necessidade de incorporar os recursos de tecnologia da informação aos processos administrativos para dar maior eficiência à gestão pública e celeridade na condução dos feitos, observados os requisitos de segurança e autenticidade dos documentos administrativos em meio eletrônico; e o disposto na Meta 8 do Conselho Nacional de Justiça, que determina a gestão de processos em pelo menos 50% das rotinas administrativas.

Se trata de um sistema cedido pelo Tribunal Regional Eleitoral do Estado do Paraná (TRE-PR), originalmente chamando de Sistema Processo Administrativo Digital (PAD), que foi adaptado pela Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI).

O principal objetivo do projeto é virtualizar o processo administrativo no PJSC e com isso prover maior celeridade ao trâmite com economia financeira e significativa melhoria na qualidade do serviço prestado.

Quando foi instituído?

Em uso desde maio de 2013, quando passou a ser utilizado em caráter experimental pela própria Presidência desta Corte, com a publicação da Resolução Conjunta GP/CGJ n. 7 de 26 de outubro de 2015 o SPA foi instituído como ferramenta oficial de cadastramento, tramitação e classificação de processos administrativos em meio eletrônico no âmbito do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina (PJSC).

Atualmente todo magistrado, servidor ou colaborador do PJSC pode acompanhar os processos administrativos que tramitam no SPA, já que possuem acesso integral aos documentos que compõe o processo, ressalvadas as restrições de sigilo. Ao público em geral, é possibilitada a visualização dos dados básicos do processo, incluindo suas movimentações, porém, sem acesso às peças. Há iniciativas internas para que usuários externos também possam acessar os autos eletrônicos, desde que devidamente identificados.

Motivações para o uso do SPA

No contexto do Poder Judiciário de Santa Catarina (PJSC), no tocante ao envio e recebimento de processos administrativos físicos, usamos o sistema de Protocolo Administrativo (PTC), que permite o gerenciamento, consulta e movimentação de processos. Ao olharmos para os processos administrativos físicos e, por consequência, ao sistema PTC, como um todo, observam-se algumas limitações, ou seja:

  • Impossibilidade de compartilhamento;
  • Custos com armazenamento, impressão e transporte;
  • Riscos de perdas, destruições e deteriorações;
  • Maior tempo para a tramitação do processo;
  • Inexistência de comunicação da movimentação do processo (Push).

Diante de tais limitações e da necessidade de incorporar os recursos de tecnologia da informação aos processos administrativos para dar maior eficiência à gestão pública e celeridade na condução dos feitos, observados os requisitos de segurança e autenticidade dos documentos administrativos em meio eletrônico; e o disposto na Meta 8 do Conselho Nacional de Justiça, que determina a gestão de processos em pelo menos 50% das rotinas administrativas; surgiu o Sistema de Processos Administrativos (SPA).

A implantação do SPA trouxe consigo (e continua trazendo) inúmeros benefícios, dentre eles:

  • Maior celeridade ao trâmite processual (já foram detectadas classes cujo tempo processual foi decrementado em até 80%),
  • Economia financeira (reduz os custos com armazenamento e impressão, e elimina os custos com transporte),
  • Significativa melhoria na qualidade do serviço prestado,
  • Maior segurança, pois reduz os riscos de perdas, destruições, deteriorações dos processos e documentos,
  • Possibilita o compartilhamento de processos e documentos,
  • Automatiza o acompanhamento das movimentações (Push),
  • Transparência dos atos praticados pela administração.
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