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Quadro comparativo entre Documento, Minuta e Arquivo temporário

Saber o que compete a cada um dos tipos de documentos digitais é fundamental para uma boa compreensão e bom uso do sistema. O quadro comparativo abaixo apresenta, de forma simplificada, as principais diferenças entre os tipos de documentos digitais existentes no SPA:

Quadro comparativo entre Documento, Minuta e Arquivo temporário
Peça Formato Assinatura Quem pode ver ou excluir
Documento PDF Obrigatória

Enquanto o processo estiver no setor onde ocorreu a inclusão do documento:

  • Os atendentes e o gestor do setor poderão visualizar o documento.
  • O atendente do processo pode transformar o documento em minuta ou excluí-lo do processo.

Depois que o processo sair do setor onde ocorreu a inclusão do documento:

  • Se a visibilidade do documento for "Normal", qualquer usuário pode visualizar o documento;
  • Se a visibilidade do documento for "Sigiloso", os atendentes e o gestor do setor onde o processo se encontra, as partes do processo e o atendente que incluiu o documento no processo poderão visualizar o documento; 
  • O documento não pode mais ser excluído do processo nem transformado em minuta, independentemente da sua visibilidade.

Observação: O SPA registra em auditoria interna o nome do usuário, data e hora em que o documento sigiloso ou restrito foi acessado.

Minuta PDF Opcional

Os atendentes e o gestor do setor onde o processo se encontra poderão visualizar a minuta.

O atendente do setor onde o processo se encontra pode, a qualquer momento, excluir a minuta ou transformá-la em documento.

Arquivo temporário Qualquer Não se aplica

Os atendentes e o gestor do setor onde o processo se encontra poderão visualizar o arquivo temporário.

O atendente do setor onde o processo se encontra pode, a qualquer momento, baixar o arquivo temporário e/ou excluí-lo do processo.

 

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