Criando processos

Uma das tarefas que cabe ao atendente é criar processos administrativos, desde que o setor no qual ele atua tenha sido habilitado para a criação de processos. Nesse caso, todos os atendentes do respectivo setor também terão acesso a essa funcionalidade.

A função de criação de processos pode ser acessada através do item de menu [Processos | Atendimento > Criar processo].

Se você tiver permissão para criar processos em mais de um setor, o SPA mostrará uma tela solicitando que seja informado qual o Setor Criador para esse novo processo. Caso tenha permissão em apenas um setor, é exibida diretamente a página para preenchimento das informações sobre o processo:

Setor Criador: esse campo já vem preenchido (com o setor escolhido na etapa anterior ou no único setor que você tenha permissão para criar processos) e não permite modificações.

Classificação: campo de preenchimento obrigatório, diz respeito ao assunto principal do processo administrativo. À medida que for digitando, o sistema mostrará automaticamente sugestões que se enquadrem nos termos informados, permitindo que você selecione um assunto sem ter que digitar a descrição completa.

Se preferir, você pode clicar no botão  (Visualizar todas as categorias em formato hierárquico) imediatamente à direita deste campo para visualizar a relação completa de assuntos existentes e selecionar um deles.

Complemento de Classificação: campo "livre", onde você pode inserir uma descrição para o processo. Embora seja um campo de preenchimento opcional, é recomendável que seja informada uma descrição com termos que facilitem a localização do processo por outros usuários. O tamanho máximo da descrição é 250 caracteres e, abaixo do nome do campo há informação sobre quantos caracteres ainda podem ser incluídos.

Visibilidade: campo de preenchimento obrigatório, indica se o processo tem visibilidade Normal ou é Sigiloso. No primeiro caso, todas as informações do processo podem ser visualizadas pelos demais usuários, exceto nos casos onde o processo possui documentos sigilosos ou restritos. Quando um processo é sigiloso, valem as seguintes regras:

  1. Pode ser acessado normalmente pelo atendente atual, pelas partes e pelos usuários autorizados a mudar o sigilo do processo (*).
  2. Somente as abas Detalhes e Movimentação são visíveis para usuários sem permissão. Nesse caso, o nome das partes é substituído pela expressão "Protegido por sigilo".
  3. Caso o processo ainda não tenha recebido trâmites, o Servidor Criador e o Gestor do Setor Criador terão acesso.

(*) Por padrão, os atendentes e gestores do protocolo têm permissão para mudar o sigilo do processo.

Partes do Processo: é onde você informa quais são as partes do processo administrativo. Como não faz sentido a existência de um processo sem interessados, é obrigatório informar ao menos uma parte, que pode ser um magistrado, servidor, lotação ou órgão externo.

Para incluir uma parte, digite um pedaço do nome e o SPA mostrará automaticamente sugestões que se enquadrem nos termos informados. Opcionalmente, no caso de servidor ou magistrado, você pode inserir o número de matrícula ao invés do nome para pesquisa. Para efetivar a inclusão, clique sobre o nome desejado dentre as sugestões apresentadas. Repita o procedimento para todas as partes que quiser incluir no processo.

Conforme mencionado, é necessário incluir no mínimo uma parte, mas não existe limite máximo para a quantidade de partes de um processo administrativo.

Após ter preenchido todos os campos, clique no botão [Criar Processo] para efetivar o procedimento de inclusão. O SPA exibe então a página de Detalhes do processo criado.

Talvez você não tenha reparado, mas é possível que já tenha criado processos administrativos eletrônicos no SPA sem ter se dado conta disso. Além da opção de criação de processos apresentada existe uma outra maneira pelo qual os processos podem ser criados que independe de ser ou não atendente de algum setor. Essa outra maneira ocorre por meio de formulários padronizados que garantem a completude e a qualidade do requerimento inicial. Vários destes formulários estão disponíveis no Portal do Poder Judiciário de Santa Catarina (www.tjsc.jus.br) como, por exemplo, pedidos de licença para tratamento saúde, promoção por aperfeiçoamento, entre outros.