Localizando documentos

Além de possibilitar localizar processos, o SPA permite também localizar os documentos pertencentes aos processos, conforme forem os critérios de busca (filtros) definidos pelo usuário.

Qualquer usuário que tenha acesso ao SPA pode localizar documentos através da opção [Processos | Localizar documento]. É então exibida uma tela que contém parâmetros que poderão ser utilizados na pesquisa:

Número do Documento: é o principal parâmetro de pesquisa. Neste campo, você pode informar o número e ano ou apenas o número do documento como critério de busca para localizá-lo. Por exemplo: supondo que deseje localizar o documento de número 8938/2016, você pode informar como critério de busca o número completo 8938/2016 ou apenas 8938. Neste último caso, serão localizados todos os documentos de número 8938, independente do ano, podendo retornar resultados como 8938/2014, 8938/2015 etc.

Importante: O sistema não efetua pesquisas parciais para os valores informados no campo [Número do Documento]. Assim, no exemplo anterior, se você informar apenas 893 ou 938, o resultado não mostrará o documento 8938, mas tão somente os documentos de número 893 ou 938, se existirem.

Tipo: esse campo diz respeito ao tipo documental. Caso exista interesse em pesquisar por documentos de um determinado tipo, basta digitar pelo menos três letras do tipo de documento desejado e o SPA irá sugerir os tipos que se enquadrem no termo digitado. Se preferir, clique no botão  (Mostrar todos...) ao lado do campo e selecione o tipo na lista que é exibida.

Setor Criador e Servidor Criador: é possível localizar documentos criados por um determinado setor ou servidor, respectivamente. Esses parâmetros são úteis, por exemplo, para verificar a quantidade e quais são os documentos criados por um setor e/ou servidor num determinado período.

Período de Inclusão: parâmetro cujo preenchimento é obrigatório caso você tenha optado por pesquisar pelo [Tipo], [Setor Criador] ou [Servidor Criador]. Através dele é possível localizar documentos criados num determinado período. Naturalmente, é possível realizar a consulta somente por esse campo, sem a necessidade de informar qualquer outro.

Descrição Parcial: possibilita localizar um documento através da sua descrição. Não há necessidade de informar a frase exata associada a descrição do documento, basta informar um trecho que o SPA se encarregará de localizar os documentos que atendam ao trecho informado.

Os parâmetros de pesquisa são cumulativos. Isso significa que podemos combinar um ou mais parâmetros de pesquisa para obter resultados mais específicos.

Uma vez definidos os critérios de busca desejados para localizar um documento, para efetivar a pesquisa basta clicar no botão [Pesquisar]. O SPA apresenta, então, a página Resultado da Pesquisa com a relação de documentos que atendam aos critérios de busca informados:

Na relação de documentos apresentada, para visualizar o conteúdo do documento, clique no número do documento localizado na coluna Documento da tabela que relaciona os documentos resultantes da pesquisa.

Adicionalmente, para visualizar maiores informações sobre o documento, como por exemplo: o servidor criador, a data de inclusão, assinaturas, entre outras, clique no ícone  (Detalhes do documento) localizado na coluna Ação.