Tramitação externa

Ao contrário da tramitação interna, neste tipo de tramitação o processo é movimentado externamente.

Importante: A tramitação externa provoca consequências importantes, a saber:

  1. Os novos documentos inseridos no setor ficam visíveis para outros usuários. Documentos com visibilidade Normal ficam visíveis por qualquer usuário do SPA. Documentos com visibilidade Sigiloso ficam visíveis para as partes, atendente que criou o documento e atendentes e gestor do setor destino. Documentos com visibilidade Restrito ficam visíveis para o autor do documento e pessoas autorizadas nominalmente pelo administrador do sistema para um determinado tipo de documento.
  2. Os novos documentos inseridos no setor não podem mais ser excluídos do processo ou transformados em minuta.
  3. Todos os documentos precisam estar assinados para que seja possível arquivar ou enviar o processo para outro setor.

A seção Tramite Externo, localizada no menu de Ações Disponíveis na tela de Detalhes do processo, oferece as seguintes opções de trâmite externo:

Enviar

Nesta opção o processo é enviado para outro setor. O atendente deve informar o setor destino, opcionalmente a finalidade do trâmite, e clicar no botão Enviar.

Importante: As informações adicionadas sobre o processo, no campo Finalidade, são públicas. Portanto, qualquer usuário que acessar o processo poderá visualizá-las.

Se o setor de origem estiver operando com moderação de saída, as consequências da tramitação externa (mencionadas no início) somente ocorrem depois que o moderador aprovar o trâmite, ou seja, depois que o processo efetivamente sair do setor. Se o atendente tiver encaminhado o processo com documentos sem assinatura, o moderador precisará assiná-los antes de aprovar o trâmite. Nesta situação o moderador pode utilizar a ação Assinar e Enviar. O sistema possibilitará a assinatura dos documentos pendentes e o envio do processo. Para saber mais sobre moderação de saída, leia o item Moderando processos na saída.

Dica: Existem duas formas pelas quais você consegue identificar se o documento está assinado ou não. A primeira, e mais simples, ocorre através da tela Detalhes do processo. Onde os ícones  (Documento assinado eletronicamente) e  (Documento assinado digitalmente), localizados ao lado direito do documento na seção Documentos do processo, demonstram que o documento está assinado e qual o tipo de assinatura. Outra forma é através da tela Pasta Digital (para saber como acessá-la , leia Entendendo a Pasta Digital e Entendendo a Área de Despacho). Os ícones  (Assinado por mim) e  (Assinado por outros), localizados ao lado direito do documento, também demonstram que o documento está assinado. Para identificar qual o tipo da assinatura, clique no botão Mais detalhes, localizado no canto superior direito da tela. A ausência dos ícones ao lado do documento, nas respectivas telas, informa que o documento não está assinado.

Iniciar Trâmite Colaborativo

Além de enviar o processo para outro setor, o atendente pode se valer dessa opção para adicionar a um grupo colaborativo o processo em questão, possibilitando que este grupo acompanhe o processo e o modifique, adicionando documentos, minutas, etc., em conjunto. Essa opção torna-se possível somente se o setor atual do atendente está cadastrado em um grupo colaborativo e for o setor origem deste grupo.

Observação: Um grupo colaborativo é composto por setores, onde o setor que inicia o trâmite é chamado de setor origem e os setores que farão o trâmite colaborativo são chamados setores colaboradores. Caso o setor origem esteja operando com moderação de saída o processo só será enviado para os setores colaboradores após o moderador de saída aprovar o trâmite. Somente os atendentes dos setores colaboradores poderão atuar no processo. Ao findar a atuação no processo um atendente do setor colaborador encerra o trâmite (clicando na opção Concluir na seção Trâmite Externo do menu de Ações Disponíveis). Quando todos os atendentes dos setores colaboradores encerrarem o trâmite, o processo retorna ao setor origem.
Importante: Grupos colaborativos devem ser criados preferencialmente nos casos onde faz parte do trâmite processual, de processos pertencentes a uma mesma classificação ou natureza, a necessidade de atuação colaborativa de setores distintos. A criação de grupos colaborativos é feita pelo gestor do setor (mais detalhes em Criando grupos colaborativos).

Arquivar

Permite que o atendente finalize o trâmite do processo, por ter chegado ao fim ou por algum outro motivo. Nesse caso, é obrigatório informar o motivo do arquivamento. O processo é enviado para a lista de processos arquivados, que pode ser acessado na opção Gestão > Arquivados no setor da aba Processos.