Como evitar a procrastinação

Sabe aquele processo que você vai deixando para analisar depois enquanto trabalha nos processos mais simples? Você sabe por que este comportamento ocorre? Nesta dica vamos conversar sobre a procrastinação, seus limites e formas de evitá-la. 
Procrastinar é o hábito de atrasar ou adiar as tarefas que precisam ser executadas, seja realizando outras mais comuns ou menos importantes, ou distraindo-se com atividades não relacionadas. Refere-se à decisão intencional de adiar algo importante, sem um bom motivo, para fazer algo menos importante, ciente das consequências dessa decisão. Normalmente ocorre quando a tarefa adiada é complexa ou quando não vemos benefício imediato em realizá-la.

No entanto, precisamos ter cuidado ao identificar a procrastinação, pois o atraso na entrega de uma atividade, projeto ou serviço, por si só, não a configura, visto que pode ser resultado da priorização de outras demandas urgentes ou de falha no planejamento da execução. 

De certa forma, procrastinar pode ser considerado um comportamento normal quando o foco está em priorizar atividades mais importantes, realizar pequenos intervalos para “oxigenar as ideias” ou ter mais tempo para reflexão sobre o tema. Mas se a protelação não tem justificativa aparente ou acontece com frequência, pode prejudicar o desempenho individual e da equipe.

Cada pessoa tem motivos próprios que a levam à procrastinação no trabalho. Alguns exemplos são: insegurança em relação a suas capacidades, ansiedade, perfeccionismo, dificuldade de concentração, excesso de responsabilidades, falta de engajamento, auto sabotagem, dentre outros.

Além do aspecto individual, situações presentes no ambiente de trabalho também podem levar à procrastinação, como por exemplo: dificuldade nas relações interpessoais, falta de reconhecimento, distribuição inadequada das tarefas por parte do gestor, ambiente físico inadequado, excesso de demandas e pressão por prazos. 

O ato de procrastinar pode interferir negativamente e resultar na diminuição do engajamento e da qualidade de vida dos colaboradores. Isso porque, o não cumprimento das responsabilidades, em razão da protelação, tende a gerar angústia, sentimento que pode se transformar em quadros de estresse, ansiedade ou depressão.

Desta forma, nós, gestores, devemos estar atentos para contribuir na construção de um ambiente de trabalho saudável, que favoreça a integração e o engajamento. Eis algumas ações que podem colaborar para este objetivo:

  • Compreenda o que gera a procrastinação no trabalho;
  • Crie um ambiente de trabalho agradável e organizado;
  • Preze pela clareza na comunicação;
  • Distribua as responsabilidades adequadamente;
  • Divida tarefas grandes em tarefas menores;
  • Proponha metas e prazos reais;
  • Defina e comunique as tarefas que devem ser priorizadas;
  • Acompanhe e auxilie os colaboradores no início do desenvolvimento de uma atividade mais complexa;
  • Sugira a utilização de ferramentas de gestão e organização; e
  • Estabeleça, em conjunto com a equipe, critérios para a utilização das redes sociais e outros estímulos externos, durante a realização das atividades.

No que se refere à organização pessoal, a tecnologia também pode nos ajudar a evitar a procrastinação. Neste sentido, listamos alguns aplicativos que podem auxiliar você e sua equipe a organizar a execução das tarefas com o foco necessário: Todoist (iOS e Android), Evernote (iOS e Android) e Focus To-Do (Android).

Outros aplicativos ainda podem nos auxiliar na gestão do tempo - Meu Pomodoro (iOS e Android), Cuckoo (iOS e Android) e Focus Timer Reborn (Android) - ou no bloqueio de distrações - AppBlobk (Android) e SimplyNoise (iOS e Android). 

Se você já notou que é um procrastinador ou que tem colaboradores na equipe que costumam procrastinar, é importante agir agora para contribuir na mudança deste comportamento.

Quer ir fundo no conhecimento? Então, recomendamos as seguintes leituras complementares:

“Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje!” Provérbio popular

Elaboração:
Alma Serena Barbosa Satto
Bruna Fernandes Alves Cascais
Marcelo Dias e Silva

Referências:
Como parar de procrastinar. Disponível em: <https://www.napratica.org.br/dicas-como-parar-de-procrastinar/> Acesso: 17 out 2022. 

Gestão e procrastinação. Disponível em: <https://www.mestregp.com.br/2021/07/29/gestao-e-procrastinacao-o-olhar-da-psicologia-para-minimizar-riscos/> Acesso: 6 out 2022.

Impactos da procrastinação. Disponível em: <https://www.catho.com.br/carreira-sucesso/carreira/dicas-emprego/comportamento/procrastinacao-impactos/> Acesso: 7 out 2022. 

Procrastinação. Disponível em: <https://tangerino.com.br/blog/procrastinacao/> Acesso: 10 out 2022.

Procrastinar. Disponível em: <https://ead.pucpr.br/blog/procrastinar> Acesso: 17 out 2022