Gestão de projetos - Servidor - Poder Judiciário de Santa Catarina

Projeto é um esforço temporário, com início e término definidos. Tem como objetivo criar um resultado exclusivo, seja ele um produto ou serviço.

A exclusividade e a temporalidade são as principais diferenças entre o projeto e o processo de trabalho. Enquanto este é repetido inúmeras vezes de forma contínua, o projeto é único, realizado em um prazo determinado e a partir de objetivos claros e recursos limitados.

Um projeto bem-sucedido exige um bom planejamento, com clara definição dos objetivos, do escopo e das etapas necessárias para sua conclusão. As atividades devem ser detalhadas de modo que seja possível definir tempo e recursos necessários. É importante que o planejamento seja desenvolvido em equipe, pois norteará toda a execução do projeto.

O gerente do projeto é sua autoridade máxima, pessoa escolhida para liderar a equipe no alcance dos objetivos planejados. Esta função apresenta desafios e responsabilidades, razão pela qual requer um conjunto de competências específicas.  Além de compreender os detalhes do projeto, o gerente deve coordená-lo com uma visão ampliada, prevendo riscos e atuando de forma estratégica.

De modo geral, o gerente não precisa ser o gestor da unidade responsável pelo projeto. Delegar essa função a um integrante da equipe pode favorecer o engajamento e a motivação. Na escolha do gerente de um projeto de sua área, fique atento à presença das seguintes habilidades:

• Liderança: capacidade de inspirar respeito e confiança;
• Comunicação: saber transmitir as informações com clareza e objetividade, além de ser capaz de ouvir e interpretar as informações que recebe;
• Organização: capacidade para controlar diversas variáveis ao mesmo tempo;
• Gerenciamento de crise: se antecipar aos riscos e saber gerenciar imprevistos é essencial;
• Delegação: é necessário conhecer e confiar na equipe para delegar de acordo com as competências de cada colaborador; e
• Flexibilidade: compreender que nem sempre as coisas sairão como o planejado e ser capaz de agir prontamente quando necessário.

Caso delegue a gestão de um projeto, é importante dar autonomia para que o gerente escolhido desempenhe bem o seu papel. Além de todas as etapas do projeto, ele também será responsável por questões burocráticas, alocação de recursos e condução da equipe.

A equipe do projeto é responsável por executar as atividades. Não é necessário que seus integrantes sejam todos de um mesmo setor. Normalmente, os setores envolvidos na execução ou nos resultados do projeto devem indicar colaboradores para a equipe. Ao compor a equipe, é importante considerar conhecimentos e habilidades que podem contribuir para o alcance dos objetivos.

A gestão de projetos possui um guia de boas práticas conhecido mundialmente: o PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ou, em português, Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos. Este manual, em constante atualização, define as cinco etapas principais de um projeto: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento.

Um bom gerenciamento de projetos pode contribuir no alcance dos objetivos em menor tempo e na economia de recursos. Ainda, o registro das lições apreendidas pode facilitar a execução de projetos futuros e o aprendizado organizacional.

A página sobre Gestão de Projetos, disponível em nosso portal, apresenta o contexto de como os projetos são realizados no Tribunal de Justiça de Santa Catarina.

Vale lembrar que existem diversas ferramentas digitais para auxiliar a gestão de projetos. Elas oferecem uma visão geral, a partir da definição de tarefas e cronogramas, e possibilitam o monitoramento do progresso e o compartilhamento de arquivos. 

Construir uma cultura de inovação por meio de projetos favorece o desenvolvimento de competências, a motivação dos colaboradores e a evolução da instituição. Afinal, como disse Peter Drucker, A única coisa que sabemos sobre o futuro é que ele será diferente, portanto, a melhor maneira de predizer o futuro é criá-lo.