Dicas práticas para gestores e equipes - Parte 1 - Servidor - Poder Judiciário de Santa Catarina

O SEI - Sistema Eletrônico de Informações - é o sistema informatizado de gestão de processos administrativos e documentos utilizado pelo Poder Judiciário de Santa Catarina (PJSC). O acesso a este importante sistema está disponível na página principal de nossa instituição, no menu “Processo Eletrônico” (lado esquerdo da página), tanto para usuários internos quanto externos, conforme o perfil:

• Usuário Interno - magistrados, servidores e demais colaboradores lotados em unidades do PJSC. São identificados no sistema por meio de usuário e senha, os mesmos utilizados para acessar o computador na rede institucional.
• Usuário Externo - pessoas físicas ou jurídicas, organizações civis, advogados, representantes de outros órgãos públicos, de qualquer esfera administrativa (federal, estadual ou municipal), e o cidadão em geral. Para este público, é necessário criar o usuário externo seguindo as orientações disponíveis no portal.

A página do SEI oferece diversos tutoriais sobre seus recursos. Para facilitar, disponibilizamos aqui o acesso ao tutorial “Acessar o SEI”, para usuários internos
O SEI pode ser utilizado tanto para a tramitação de processos administrativos quanto para elaboração e gerenciamento de documentos importantes. Ele oferece diversas funcionalidades e muita flexibilidade na escolha de quais serão utilizadas, permitindo a cada setor definir seus procedimentos conforme as necessidades. 

Para que possamos utilizar os melhores recursos oferecidos pelo SEI, é importante que os procedimentos de cada equipe sejam padronizados. Classificar os tipos de processos e documentos corretamente, além de facilitar consulta futura, possibilitará a extração de relatórios de desempenho e de produtividade, proporcionando melhorias na gestão processual.

Uma importante funcionalidade disponível, que facilita diversas consultas para prestação de informações, é a consulta de processos gerados com determinada pessoa como parte interessada. Também é possível realizar a pesquisa por unidade geradora, assunto, descrição, texto de documentos, entre outros dados. Para tanto, basta acessar, no menu lateral do SEI, o item “Pesquisa” e preencher os campos necessários. Quanto mais campos forem preenchidos mais específica será a consulta.

Por exemplo, na pesquisa, ao selecionar “processos” e no campo “contato” preencher o nome de um servidor, serão listados todos os processos não sigilosos autuados em nome desta pessoa. Mas, se quiser um tipo de processo específico, como, por exemplo, o acompanhamento de estágio probatório de um servidor, basta acrescentar à busca esse “tipo de processo”.

Para auxiliar, disponibilizamos um tutorial sobre esta busca específica, exemplificando com a pesquisa dos processos de promoção por aperfeiçoamento de um determinado servidor. 

O SEI adota como princípio a publicidade dos atos administrativos, permitindo a transparência das informações. Assim, é possível ter acesso aos documentos e processos como forma de garantir o funcionamento eficiente dos procedimentos administrativos. No entanto, há casos específicos que devem ser tratados de maneira excepcional, como os documentos que contêm informações pessoais protegidas, como, por exemplo, sobre saúde. Nesses casos os documentos não estarão disponíveis para usuários ou setores não autorizados.

Cabe ressaltar que em nossa base de dados do SEI constam processos autuados a partir de 2017. Processos anteriores podem ser consultados digitalmente por meio de acesso ao Sistema de Processos Administrativos. Mas isso é assunto para uma próxima dica!

Para aprofundar seus conhecimentos sobre o SEI você também participar da capacitação “SEI! Usar 4.0”, oferecida pela Escola Nacional de Administração Pública, ou consultar os menus de “Boas práticas” e “Material para capacitação” na página do SEI.

Até a próxima dica!

Elaboração:
Alma Serena Barbosa Satto
Bruna Fernandes Alves Cascais
Marcelo Dias e Silva
Yasmin de Nazaré Silva do Carmo