Comunicação assíncrona - Servidor - Poder Judiciário de Santa Catarina

A partir da necessidade institucional de se definir um canal de comunicação oficial e efetivo no Poder Judiciário catarinense, após o início do trabalho remoto massivo provocado pela pandemia da Covid-19, foi disponibilizado o Microsoft Teams, ferramenta de comunicação corporativa para pessoas e equipes. Por meio dessa plataforma, podemos nos comunicar com os demais colaboradores por diversos canais e de duas formas: 

• Pela comunicação síncrona: por chamada de voz ou videoconferência, com comunicação instantânea, sem necessidade de esperar pela resposta escrita; ou
• Pela comunicação assíncrona: via “Chat” ou mensagens em canais de “Equipes”, de forma não instantânea (na maioria das vezes), ou seja, a outra pessoa pode não responder uma mensagem de imediato.

Quando a grande maioria trabalhava presencialmente, a comunicação institucional era quase toda síncrona, e muitos assuntos eram resolvidos em conversas e reuniões presenciais. 

A mudança significativa, consolidada após a pandemia, é a ampliação massiva da comunicação assíncrona, em especial a realizada pelo Teams. Ela é muito importante no contexto atual, de equipes híbridas, com parte dos colaboradores atuando em home office e outros presencialmente. Embora tenha um enorme potencial, a comunicação assíncrona exige adaptação e aprendizagem.

Em outras Dicas de Gestão, já abordamos a comunicação e o uso do Teams e como otimizar as videoconferências. Em nosso portal, também encontramos uma página exclusivamente dedicada às orientações sobre o uso do Teams, com a explicação de diversas funcionalidades. Nesta dica, apresentaremos sugestões práticas para facilitar e melhorar a comunicação assíncrona por meio do Teams.

São dicas simples que buscam contribuir para que as mensagens cheguem de forma efetiva aos seus destinatários e não se percam ao longo do tempo, fazendo com que o Teams possa ser utilizado como um repositório de conhecimentos. Visam também a evitar ruídos de comunicação e contribuir para o estabelecimento de boas relações nas equipes.

Vamos lá?

1. Envie mensagens completas: ao iniciar uma conversa, evite enviar várias mensagens seguidas. Em vez disso, escreva tudo o que precisa em uma única mensagem. Por exemplo, ao dar "Boa tarde", já inclua o motivo do contato e as informações necessárias. Isso ajuda a manter a conversa organizada, facilita a compreensão e evita gerar ansiedade no receptor. Exemplo: "Boa tarde, gostaria de saber qual o andamento do processo XXX. Poderia verificar, por favor?".
2. Evite cobrar respostas quando não houver prazo previamente definido: a comunicação assíncrona não acontece em tempo real. Portanto, evite cobrar respostas sobre assuntos que podem esperar. As pessoas podem estar focadas em suas tarefas e, naquele momento, não atentas ao Teams. Além disso, alguns colegas podem estar trabalhando em horário diferenciado. Se for urgente, chame a pessoa da forma combinada para isso. Se necessário, redefina acordos sobre prazos de resposta com a equipe.
3. Utilize @Menções: as menções são feitas ao se mencionar pessoas específicas ou todos em uma conversa, utilizando @Nome. Isso faz com que o destinatário compreenda que a mensagem é direcionada a ele, além de gerar notificação na tela de “Atividades” do Teams. Em chats ou equipes com vários servidores, use @Menções para chamar a atenção de colegas específicos, para que priorizem e respondam mais rapidamente. Se combinado previamente com a equipe, é possível definir mensagens com menções como urgentes. Exemplo: "@João, você pode revisar o relatório?" ou “@Todos, me avisem quando esta etapa do projeto for finalizada”.
4. Utilize o canal de “Equipes” para organizar as conversas por temas ou projetos, facilitando a localização de informações importantes e que precisam ser facilmente localizadas no longo prazo.
5. Utilize a formatação: tanto os textos em “Chats” quanto em “Equipes” podem ser formatados. Mensagens bem estruturadas e com destaque dos pontos importantes facilitam a leitura e mantém o foco nos tópicos mais importantes. Use marcadores para listas, tornando a mensagem visualmente mais atraente e fácil de seguir.
6. Use títulos e marcadores: na tela “Equipes”, na opção “Postagens”, você pode utilizar títulos e marcadores. Trata-se de uma prática importante para tornar as mensagens mais claras e organizadas, facilitando a leitura e a compreensão. Também é fundamental quando se deseja compartilhar e posteriormente buscar orientações complexas ou mais detalhadas. Ao criar títulos e marcadores, use linguagem simples e evite frases longas ou complexas, facilitando a leitura e a compreensão. Estruture mensagens em seções com títulos claros, ajudando os destinatários a entenderem rapidamente o conteúdo e encontrar as informações de que precisam.
7. Tópicos: para organizar suas mensagens em tópicos, você pode usar a função de mensagens encadeadas (threads) nos canais. Clique na mensagem original e selecione "Responder" para iniciar um tópico. Tópicos ajudam a manter a conversa organizada e focada. Por exemplo, ao discutir um projeto, crie um tópico para cada aspecto do projeto, como "Planejamento", "Execução" e "Revisão".
8. Ferramenta de busca: no topo da página do Teams é possível pesquisar pessoas, chats ou assuntos. Também é possível localizar dentro de um chat, em “Localizar no Chat”, pesquisando por palavra-chave, remetente ou data. Essa funcionalidade está disponível no canto direito superior da conversa (em “...”).
9. Defina expectativas de prazo para as respostas: alinhe com sua equipe prazos razoáveis e claros para as respostas, definindo ações que identifiquem quando a mensagem é urgente. Neste acordo, considere o expediente de trabalho de cada um e a natureza das atividades desenvolvidas. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e garante que as tarefas sejam concluídas dentro do prazo.

Seguindo essas orientações, você certamente contribuirá com a clareza e a eficiência da comunicação com sua equipe, facilitando a compreensão e a obtenção de respostas adequadas para cada contexto.

Vale lembrar que nem sempre a melhor forma de comunicação é a assíncrona, como, por exemplo, quando se pretende explicar algo complexo em um curto espaço de tempo. Nesse caso, uma boa possibilidade é a realização de uma rápida ligação ou videoconferência (pelo Teams) para explicar em detalhes o que deseja e o que deve ser feito pela equipe ou pelo colaborador.

Por fim, ao estabelecer padrões claros para a comunicação assíncrona com a equipe e utilizar adequadamente as ferramentas do Teams, você contribuirá para que as informações estejam sempre acessíveis, e as respostas sejam obtidas de forma alinhada à expectativa. Isso reduz a ansiedade no trabalho, favorece a colaboração e melhora a produtividade.  

Até a próxima dica!

Elaboração:
Alma Serena Barbosa Satto 
Bruna Fernandes Alves Cascais 
Ingrid Audrey Schauffert
Marcelo Dias e Silva 
  
Referências:
Copilot. (2025). COMUNICAÇÃO ASSÍNCRONA EFICAZ: uso do teams. Texto gerado por IA em 02 abr 2025. 
COMUNICAÇÃO ASSÍNCRONA. Disponível em: <Comunicação assíncrona: o que é, boas práticas e ferramentas> Acesso em 02 abr 2025. 
COMUNICAÇÃO SÍNCRONA E ASSÍNCRONA. Disponível em: <Comunicação síncrona e assíncrona: conceito, exemplos e mais> Acesso em 03 abr 2025.