PJSC tem oito etapas de conferência para eliminação de processos arquivados

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Mais de 90 mil ações serão destruídas no 1º semestre de 2025

10 Junho 2025 | 10h31min

Arquivo

Para dar conta dos milhares de processos arquivados no Poder Judiciário de Santa Catarina (PJSC), a Secretaria de Seleção e Eliminação de Documentos Físicos conta com 45 colaboradores, entre estagiários, servidores e terceirizados. Eles trabalham em dois turnos, das 6h às 20h, e em duas frentes de trabalho, no prédio do Arquivo Central, em Palhoça. Somente no primeiro semestre de 2025 serão eliminadas mais de 90 mil ações judiciais, aumento significativo em relação ao ano de 2024, quando foram eliminados 52.908 processos.

O primeiro fluxo é denominado como regular. São os processos judiciais findos para a eliminação. Atualmente, a Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) determinou como prioridade de eliminação as ações do Juizado Especial Cível que, em regra, tem o prazo de temporalidade na faixa dos cinco anos.

A segunda frente de trabalho é conhecida por seleção e eliminação antecipada. Com regramento próprio, pela Resolução n. 469/2022, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), esse fluxo trata dos processos físicos que foram digitalizados e continuam tramitando nas suas comarcas. Após a confecção das listagens de eliminação, os documentos são submetidos à CPAD e, na sequência, publicados os respectivos editais de eliminação.

Oito etapas de controle

No fluxo regular de trabalho, antes da eliminação, os processos passam por oito etapas de um rigoroso controle. A primeira é o desarquivamento. As caixas são identificadas e encaminhadas para uma nova seleção. Eventualmente, processos de guarda permanente ou de longa guarda são identificados nesta etapa.

O segundo passo é a catalogação. O Judiciário catarinense utiliza o sistema Pergamum para conferir se há inconsistências por causa da migração, sobretudo a data de arquivamento do processo. Isso porque é a partir dessa data que tem início a temporalidade, fator que determina o encaminhamento do processo.

A etapa seguinte é o cadastro de assunto. Realizada apenas por estagiários de Direito, o objetivo é uma análise para definir o assunto do processo, porque é mais um fator que determina a temporalidade. O quarto passo é a impressão antecipada da Listagem de Verificação para Eliminação de Autos Findos (LVEAF).

Na sequência, um servidor faz a seleção de peças. Ele seleciona as peças que serão preservadas, assina a LVEAF e as coloca nas denominadas ‘caixas decisão’, que reúnem as petições, sentenças e acórdãos. A sexta etapa consiste na desmontagem dos processos. Com base da LVEAF, os documentos de guarda permanente seguem um caminho e os documentos descartados seguem outra direção.

O sétimo passo é a primeira conferência dos documentos que serão preservados e da própria LVEAF. A última fase é conferência do que vai ser descartado, para evitar que documentos de guarda permanente sejam eliminados.

Após as oito etapas, a secretaria elabora a lista de processos e submete à CPAD. Caso aprovada, o edital de ciência de eliminação é publicado e os advogados e as partes têm o prazo de 45 dias para a impugnação. Com o fim do prazo, a empresa responsável, observadas as regras de sustentabilidade social, ambiental e econômica, faz a coleta dos documentos e os encaminha para o descarte, sob a orientação da Secretaria de Gestão Socioambiental do TJSC.

Os números

Antiga Seção de Análise e Eliminação de Autos Findos e Documentos:

- 2022: eliminação de 31.621 processos

- 2023: eliminação de 13.499 processos

Atual Secretaria de Seleção e Eliminação de Documentos Físicos:

- 2024: eliminação de 52.908 processos

- 2025: eliminação de 23.847 processos até maio/2025. Além disso, por ocasião da coleta agendada para junho/2025, ocorrerá a eliminação de outros 66.676 processos. Isto é, para este primeiro semestre de 2025, a Secretaria estima eliminar aproximadamente 90 mil processos.