Detalhamento das atividades - Tecnologia da Informação - Poder Judiciário de Santa Catarina

O que fazer?

• Ler contrato e aditivos
• Ler Projeto Básico
• Ler Edital

Porque fazer?

Para o fiscal se inteirar do contrato e das especificações técnicas e funcionais da contratação. 

Quem faz?

• Gestor Operacional
• Fiscais T, A e D

Quando fazer?

Após a assinatura do contrato

Como fazer?

• Ler o objeto da contratação, forma de execução, forma de fornecimento e prazo de entrega, cronograma de serviços, obrigações da contratada e contratante, condições de pagamento, forma de fiscalização, sanções administrativas, etc.
   

• Contrato assinado

O que fazer?

Conhecer a proposta comercial da contratada

Porque fazer?

Para o fiscal ampliar sua compreensão sobre o objeto contratado.

Quem faz?

• Fiscais T, A e D

Quando fazer?

Após a conclusão do certame licitatório.

Como fazer?

• Ler os itens da proposta, condições e preços, planilha de custo e de formação de preço.
   

• Proposta comercial

O que fazer?

Elaborar o modelo de execução do contrato

Porque fazer?

Para definir os principais procedimentos da execução contratual, contemplando as condições necessárias ao fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação.

Quem faz?

• Fiscais T, A e D + Apoio do Gabinete da DTI

Quando fazer?

Após a assinatura do contrato

Como fazer?

Definir os procedimentos necessários e suficientes ao adequado fornecimento da solução de TI, contemplando no mínimo:

• Fixação das rotinas de execução: prazos, horários de fornecimento de bens ou prestação de serviços, locais de entrega, documentação exigida, padrões de qualidade e desempenho, relatórios da prestação do serviço, controles e papéis e responsabilidade;
• Quantificação da entrega de bens ou estimativa prévia do volume de serviços demandados;
• Definição dos mecanismos formais de comunicação entre a contratada e a Administração (preferencialmente Ordens de Serviço ou Fornecimento de Bens);
• Forma de Pagamento;
• Elaboração de documentos: termo de compromisso, termo de ciência das normas de segurança, etc.
   

• DTIGC_ME - Modelo de execução do contrato
• DTIGC_TC - Termo de compromisso
•  DTIGC_TCI - Termo de ciência

O que fazer?

Elaborar o modelo de gestão do contrato

Porque fazer?

Para definir os mecanismos necessários à gestão e fiscalização da solução de TI, com a finalidade de minimizar os riscos de falha no fornecimento do objeto contratual, e para contemplar as condições para gestão e fiscalização do contrato.

Quem faz?

• Fiscais T, A e D + Apoio do Gabinete da DTI

Quando fazer?

Após a assinatura do contrato

Como fazer?

Contemplar os seguintes controles:

• Fixação dos Critérios de Aceitação dos serviços prestados ou bens fornecidos, abrangendo métricas, indicadores e níveis de serviços; 
• Procedimentos de teste e inspeção, para fins de elaboração dos Termos de Recebimento Provisório e Definitivo, abrangendo a metodologia, as formas de avaliação da qualidade e adequação da solução de TI às especificações funcionais e tecnológicas;
• Fixação dos valores e procedimentos para retenção ou glosa no pagamento, sem prejuízo das sanções cabíveis;
• Definição clara e detalhada das sanções administrativas;
• Procedimentos para emissão de nota fiscal e pagamento, descontados os valores oriundos da aplicação de eventuais glosas ou sanções.
   

• DTIGC_MG - Modelo de gestão do contrato

O que fazer?

Elaborar Plano de Inserção da contratada

Porque fazer?

Para prever atividades iniciais para que a contratada possa iniciar o fornecimento da solução de TI.

Quem faz?

• Gestor Operacional
• Fiscais T, A e D + Apoio do Gabinete da DTI

Quando fazer?

Após a assinatura do contrato

Como fazer?

• Detalhar o repasse de conhecimentos necessários à prestação dos serviços ou fornecimento de bens e a disponibilização de infraestrutura à contratada, se for o caso.
   

• DTIGC_PI - Plano de inserção

O que fazer?

Elaborar Plano de Fiscalização

Porque fazer?

Para definir o processo de fiscalização.

Quem faz?

• Fiscais T, A e D + Apoio do Gabinete da DTI

Quando fazer?

Após a assinatura do contrato

Como fazer?

Descrever:

• A metodologia de fiscalização;
• Documentos;
• Ferramentas e controles adotados, computacionais ou não;
• Recursos materiais e humanos disponíveis. Alguns exemplos de ferramentas de controle são as Listas de Verificação e de roteiros de testes, dependendo dos recursos disponíveis para sua aplicação.

• DTIGC_PF - Plano de fiscalização

O que fazer?

Realizar reunião inicial com contratada e fiscais

Porque fazer?

Para a contratada:

• Apresentar seu preposto;
• Entregar termo de compromisso e termo de ciência;
• Prestar esclarecimentos sobre questões operacionais, administrativas e de gestão do contrato.

Quem faz?

• Gestor Operacional convoca a reunião com a participação dos fiscais, contratada e intervenientes

Quando fazer?

Após a assinatura do contrato e após finalização dos planos de inserção e fiscalização.

Como fazer?

• Encaminhar e-mail de convocação;
• Juntar e-mail nos autos.

• DTIGC_AR - Ata reunião
• DTIGC_TC - Termo de compromisso
• DTIGC_TCI - Termo de ciência

O que fazer?

Solicitar serviço ou fornecimento de bens

Porque fazer?

Para formalizar e controlar o encaminhamento das demandas, aprimorando o planejamento da contratação com o objetivo de garantir que os prazos de entrega dos bens e serviços da solução de TI, estejam dentro do prazo de vigência contratual.

Quem faz?

• Fiscal técnico
• Fiscal demandante

Quando fazer?

Quando da necessidade de um serviço ou bem.

Como fazer?

Descrever, no mínimo:

• A definição e especificação dos serviços a serem realizados ou bens a serem fornecidos;
• O volume de serviços a serem realizados ou a quantidade de bens a serem fornecidos segundo as métricas definidas em contrato;
• O cronograma de realização dos serviços ou entrega dos bens, incluídas todas as tarefas significativas e seus respectivos prazos; e
• A identificação dos responsáveis pela solicitação na demandante da solução.
   

• DTIGC_OS – Ordem de fornecimento de bem ou serviço

O que fazer?

Receber bem ou serviço provisoriamente

Porque fazer?

Para declarar formalmente que os serviços/bens elencados na Ordem de Serviço/Fornecimento de Bens foram entregues para posterior análise das conformidades de qualidade baseadas nos critérios de aceitação

Quem faz?

• Fiscal técnico

Quando fazer?

Quando da prestação do serviço ou fornecimento do bem.

Como fazer?

• Preencher o Termo de recebimento provisório
   

• DTIGC_TRP - Termo de recebimento provisório

O que fazer?

Avaliar a qualidade do serviço realizado ou bem entregue

Porque fazer?

Para verificar se o objeto entregue está de acordo com as especificações técnicas e demais requisitos contratuais.

Quem faz?

• Fiscais T e D

Quando fazer?

Quando da prestação do serviço ou fornecimento do bem.

Como fazer?

• Avaliar a qualidade dos serviços realizados ou dos bens entregues e justificativas, a partir da aplicação de listas de verificação e de acordo com os critérios de aceitação definidos no contrato, a cargo dos fiscais técnico e demandante.
   

O que fazer?

Verificar cumprimento do contrato

Porque fazer?

Para verificar se o bem ou serviço entregue está de acordo com os critérios estabelecidos no contrato.

Quem faz?

• Fiscais T, A e D

Quando fazer?

Quando da prestação do serviço ou fornecimento do bem.

Como fazer?

• Identificar as não conformidades com os termos contratuais (Fiscais T e D);
• Verificar a aderência aos termos contratuais (Fiscal A);
• Verificar a manutenção das condições classificatórias referentes à pontuação obtida e à habilitação técnica (fiscais T e A);
• Encaminhar as demandas de correção à contratada (fiscal T);
• Encaminhar a indicação de glosas e sanções para a área administrativa (fiscal T);
• Confeccionar e assinar o Termo de Recebimento Definitivo para fins de encaminhamento para pagamento (fiscal T e D).
• Encaminhar ao preposto da contratada autorização para emissão de nota fiscal (fiscal T);
• Verificar as regularidades fiscais, trabalhistas e previdenciárias para fins de pagamento (fiscal A);
• Verificar a manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contratação (fiscal A com apoio do T);
• Verificar a manutenção das condições definidas nos modelos de execução e de gestão do contrato (fiscais T e D);
• Encaminhar à área administrativa os eventuais pedidos de modificação contratual (fiscal T); e
• Manter o Histórico de Gestão do Contrato, contendo registros formais de todas as ocorrências positivas e negativas da execução do contrato, por ordem histórica (fiscal T).
   

• DTIGC_TRP - Termo de recebimento definitivo

O que fazer?

Preencher Termo de Rejeição

Porque fazer?

Rejeitar os serviços prestados ou bens entregues que estão em desacordo com o que foi definido em contrato.

Quem faz?

• Gestor Operacional
• Fiscal T

Quando fazer?

Quando da prestação do serviço ou fornecimento do bem.

Como fazer?

• Verificar a necessidade da aplicação de sanção contratual;
• Preencher o Termo de rejeição.
   

• DTIGC_TR - Termo de rejeição

O que fazer?

Controlar prazo de término da vigência do contrato.

Porque fazer?

O controle do prazo do término da vigência é uma tarefa constante e relacionada diretamente com o monitoramento da execução contratual, faz parte do plano de fiscalização, mas pode ser duplicada em outros documentos.

Quem faz?

• Fiscais T, A e D + Apoio do Gabinete da DTI

Quando fazer?

Mensalmente.

Como fazer?

• Verificar o prazo de término da vigência do contrato;
• Informar os setores responsáveis para prorrogação, nova contratação ou encerramento do contrato;
• Verificar o empenho e o saldo orçamentário;
• Se não houver saldo suficiente, fazer remanejamento na DOF;
• Preencher planilha de controle.
   

• Empenho
• Planilha de controle orçamentário.

O que fazer?

Planejar a transição do contrato com vistas ao seu encerramento ou a continuidade contratual com outro fornecedor.

Porque fazer?

Para minimizar o risco de descontinuidade dos serviços prestados ou do fornecimento de bens e garantir o adequado encerramento contratual.

Quem faz?

• Fiscais T, D e A

Quando fazer?

Próximo do encerramento do contrato permitindo a execução de ações que garantam a continuidade da prestação dos serviços ou fornecimento de bens, ou, se for o caso, a substituição da contratada (prazo para a efetivação de novo processo licitatório).

Como fazer?

As atividades de transição contratual, quando aplicáveis, devem observar:

• A manutenção dos recursos materiais e humanos necessários à continuidade do negócio por parte da Administração;
• A entrega de versões finais dos produtos e da documentação;
• A transferência final de conhecimentos sobre a execução e a manutenção da Solução de Tecnologia da Informação;
• A devolução de recursos;
• A revogação de perfis de acesso;
• A eliminação de caixas postais; e outras que se apliquem. (verificar check-list).
   

• DTIGC_ME - Modelo de execução do contrato
• DTIGC_MG - Modelo de gestão do contrato
• DTIGC_TC
• Plano de Fiscalização
• Projeto Básico
• DTIGC_MG - Modelo de gestão do contrato

O que fazer?

Preencher o termo de encerramento do contrato

Porque fazer?

Para cumprir os aspectos técnicos e legais da contratação e formalizar o seu encerramento.

Quem faz?

• Gestor Operacional
• Fiscais T, D e A

Quando fazer?

Após validados todos os critérios de encerramento constantes no contrato e no plano de fiscalização.

Como fazer?

• Assinar e colher assinatura do termo ao Preposto ou ao Representante Legal da Contratada;
• Observar o adequado tratamento dos aspectos legais da contratação, considerando os requisitos para o encerramento formal do contrato definidos no Contrato e incluídos no Modelo de Gestão do contrato; 
• Registrar no Histórico de Gestão do Contrato as lições aprendidas e as melhorias nos processos para o melhor planejamento e realização de futuras contratações;
• Verificar atividades descritas no check-list.

• DTIGC_TE – Termo do encerramento do contrato
• DTIGC_HG - Histórico de Gestão do Contrato