Subseção II - Arquivos de Segurança do Acervo - Código de Normas - Poder Judiciário de Santa Catarina

Subseção II - Arquivos de Segurança do Acervo

Art. 265. Os documentos utilizados para a lavratura de atos notariais e de registro deverão ser arquivados em meio físico ou eletrônico.

Art. 266. Quando exigido, o arquivamento de cópia da documentação necessária à prática de ato notarial ou de registro poderá ser realizado mediante:

I - fotocópia;
II - microfilmagem;
III - digitalização; e
IV - documento eletrônico, desde que armazenado em banco de dados permanentemente disponível.

Parágrafo único. Adotada uma das hipóteses dos incisos II, III e IV deste artigo, não subsiste a obrigatoriedade de conservação física dos documentos na respectiva serventia.

Art. 267. O arquivo de segurança integrará o acervo da respectiva serventia e deverá ser transmitido ao novo responsável, em conjunto com os softwares que permitam o seu pleno uso e atualização.

Art. 268. Os livros obrigatórios previstos em lei para as competências da serventia, quando escriturados fisicamente, deverão ser mantidos pelo responsável, em cópias de segurança em microfilme, ou arquivo em mídia digital formado por imagens extraídas por meio de "scanner", ou fotografia, ou arquivo de dados assinado eletronicamente com certificado digital emitido em consonância com as normas do ICP-Brasil, ou qualquer outro método hábil.

§ 1º Mediante opção do Tabelião, a formação de arquivo de segurança dos Livros de Notas poderá abranger os livros escriturados a partir do ano de 1980.

§ 2º O arquivo de segurança dos Livros de Protesto poderá abranger os livros escriturados nos últimos cinco anos.

§ 3º O arquivo de segurança dos livros de protocolo de todas as especialidades poderá ser formado por meio informatizado, dispensada a assinatura digital e a reprodução de imagem.

§ 4º O arquivo de segurança dos índices do Registro Civil de Pessoas Jurídicas, do indicador pessoal do Registro de Títulos e Documentos (Livro D) e dos indicadores real e pessoal do Registro de Imóveis (Livros n. 4 e 5) poderá ser formado por meio exclusivamente informatizado, dispensada a assinatura digital e a reprodução de imagem.

§ 5º As cópias de segurança obrigatórias deverão contemplar os atos eletrônicos que integram o acervo.

Art. 269. O arquivo de segurança dos livros físicos deve ser atualizado com periodicidade não superior a um mês e ao menos uma de suas vias deve ser arquivada em local distinto da serventia, facultado o uso de servidores externos ou qualquer espécie de sistema de mídia eletrônica ou digital.

Art. 270 A conservação dos livros escriturados pela via eletrônica deverá observar o disposto pelo Provimento CNJ n. 74, de 31 de julho de 2018.